Como garantir total aderência do ERP ao seu negócio

O uso de um ERP (ou sistema integrado de gestão) é cada vez mais comum entre as pequenas empresas. O investimento em tecnologia e automação de processos tem se mostrado vantajoso para otimizar processos, aprimorar a gestão e aumentar as margens de lucro dos pequenos empreendimentos.

No entanto, muitas empreendedores encontram problemas durante a implantação dos sistemas, porque, por vezes, o ERP escolhido não é aderente à empresa. Quando falamos em aderência do ERP, falamos em nível de adaptação do software ao modelo de negócio do empreendimento.

Qual a importância de garantir aderência do ERP ao negócio?

Atualmente, os ERPs são peças fundamentais para a tomada de decisão da gestão de uma empresa. Porém, para que o sistema seja realmente eficiente e traga resultados positivos, é preciso que haja total aderência entre a maneira de trabalhar da empresa e o sistema de gestão que será implantado.

Sem essa aderência, o sistema fica subutilizado, podendo inclusive fornecer informações imprecisas. Por conta do uso de ERPs que não conversam com o modelo de negócio das empresas, muitos gestores acabam por questionar se vale a pena investir em um sistema integrado de gestão.

Por isso, é importante conhecer o conceito de ERP aderente antes de implantar uma das opções disponíveis no mercado.

O que fazer antes de contratar um ERP para garantir sua aderência?

A aderência do ERP pode ser garantida em apenas duas etapas de análise: o mapeamento de processos e a análise de aderência. Nenhuma dessas etapas é simples de ser realizada, mas garantem que você implante a melhor opção de ERP para a sua empresa.

Confira abaixo como se dá cada uma das etapas:

1. Mapeamento dos Processos

Antes de contratar um sistema de gestão, é preciso realizar um estudo detalhado sobre os processos utilizados em sua empresa. Essa etapa se divide em duas partes e é chamada de diagnóstico prévio de aderência.

A primeira parte do diagnóstico consiste na obtenção de um entendimento profundo e abrangente dos processos internos do negócio e um conhecimento, enquanto a segunda corresponde ao estudo detalhado da solução de gestão que se pretende implantar.

Antes de mais nada, é preciso saber quais são as necessidades de gestão da empresa e se ela está realmente preparada para receber o ERP.

2. Análise de Aderência

Para que a empresa consiga utilizar da melhor forma possível as funcionalidades oferecidas pelo sistema, é fundamental que se tenha uma visão clara sobre a maturidade de seus processos internos. Nessa etapa, avalia-se tanto o nível de aderência dos processos ao sistema quanto o do sistema aos seus processos.

Normalmente, a análise de aderência é realizada por um dos consultores da empresa que se pretende contratar. Nela, o consultor realiza perguntas, questionários, entrevistas e observações, visando, com esses processos, mapear os pontos fortes e fracos de sua empresa, bem como oportunidades e riscos que ela possui.

A etapa da análise de aderência serve para definir quais são as prioridades das tarefas no contexto do projeto da implantação do novo sistema. O resultado dessa análise fornece informações sobre a situação atual dos processos que foram analisados, considerando necessidades e possíveis ajustes na gestão.

Esses ajustes se tratam do oferecimento de consultorias, treinamentos e opções de EaD, por exemplo, para capacitar da melhor maneira possível você e sua equipe. Também podem ser realizados ajustes em T.I., seja nos sistemas utilizados por você, sua infraestrutura de TI, o banco de dados que utiliza e a maneira de arquivar informações gerenciais e estratégicas.

Conclusão

Seguindo essas duas etapas e realizando tanto o mapeamento de processos quanto a análise de aderência, você terá dois benefícios principais: primeiro, a identificação de falhas ou gargalos nos processos internos da empresa e a possibilidade de corrigi-los e, segundo, a obtenção de um mapa que oriente a aderência do ERP escolhido aos processos anteriormente mapeados.

Com essa visão ampla sobre seu negócio, você consegue identificar quais mudanças processuais são necessárias e quais parametrizações devem ser feitas no ERP para que seus benefícios sejam aproveitados ao máximo.

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