Como fazer a troca de ERP com menos impacto

Gestores costumam ter um consenso quando se trata de troca de ERP: o processo é conturbado. É comum que muitos problemas apareçam nessa fase: colaboradores resistentes, dificuldade em se adaptar à nova tecnologia, necessidade de alterar os processos da empresa.

Todas essas questões transformam o processo de implantação do sistema ERP em uma verdadeira dor de cabeça, o que deixa os gestores resistentes à troca do software no momento em que isso se torna necessário. Mas, postergar a troca do ERP só traz prejuízos ao negócio.

O que poucos sabem é que o processo de implantação não precisa ser tão traumático. Para isso, basta contar com o parceiro certo para garantir que a troca seja tranquila e que só traga benefícios.

Por que a implantação do ERP pode se tornar um problema?

Antes de saber como evitar problemas com a implantação do ERP, é importante que você conheça as principais causas de atraso/falha em projetos de implantação. Elas estão listadas abaixo:

  1. Falha de comunicação entre empresa e fornecedor.
  2. Cancelamento de agendas por parte da empresa ou do fornecedor por conta de outras prioridades.
  3. Resistência às mudanças e às novas práticas por parte dos colaboradores.
  4. Falta de comprometimento/engajamento do líder do projeto em cumprir suas tarefas.
  5. Não realização dos cursos de capacitação oferecidos pelo fornecedor.
  6. Falta de comprometimento em realizar os cadastros dos produtos no sistema no prazo estabelecido.
  7. Falta de treinamentos para a equipe organizados pelo líder do projeto na empresa.
  8. Falta de monitoramento das atividades da equipe por parte do líder do projeto.
  9. Início do uso do ERP sem que todas as etapas da implantação tenham sido cumpridas.

Então, o que fazer para que a troca do ERP não seja tão difícil?

Escopo do projeto

O primeiro passo para evitar dor de cabeça durante a troca do ERP é planejar. Por isso, é fundamental contar com um escopo bem desenhado do projeto. Nesse escopo, devem estar formalizadas as etapas do projeto, data em que cada uma delas vai acontecer e responsáveis pela sua execução.

Com isso, você tem clareza do que vai ser feito e quando, o que facilita o controle sobre as etapas do projeto. Além de ajudar sua equipe a se organizar, um escopo bem definido te ajuda a evitar atrasos.

Divisão de responsabilidades

Outra atitude inteligente a ser tomada durante a implantação do ERP é a divisão de responsabilidades. Certifique-se de definir um líder do projeto dentro da empresa e lembre-se de que, para implantar o sistema com sucesso, você precisa ceder tempo do seu colaborador para dedicar-se à implantação.

Mas, dividir responsabilidade não diz respeito apenas a definir líderes entre os seus colaboradores. Relaciona-se também a definir qual etapa está sob responsabilidade da sua empresa e qual pertence ao fornecedor.

Essa divisão deve estar bem clara desde o início do projeto de implantação, para garantir que desentendimentos futuros não aconteçam e para facilitar o rastreamento de atrasos e erros que possam vir a acontecer.

Comprometimento da equipe

Garantir o comprometimento da equipe é fundamental para atingir o sucesso da troca de sistema de gestão ERP. Muitas empresas esperam que o fornecedor faça tudo sozinho e que a implantação do sistema funcione muito bem, mesmo sem o comprometimento da equipe.

Mas essa é uma postura equivocada, uma vez que sua equipe precisa aprender a utilizar o ERP e cumprir com as suas responsabilidades em cada etapa do projeto.

Para que haja o engajamento no processo, é necessário que você entenda que parte do expediente delas deverá ser direcionado à implantação e explique para todos a importância da adoção do sistema.

Engajar a sua empresa na implantação é, com certeza, o melhor caminho para evitar dores de cabeça.

Certifique-se de contratar um fornecedor que te ofereça apoio na implantação

Assim que decidir trocar o ERP, pesquise os fornecedores e escolha o que te dá apoio de verdade. Afinal, mais do que um sistema, você precisa de um parceiro que te auxilie a organizar da melhor maneira possível o processo de implantação e que não te abandone depois disso.

E é esse o objetivo da Jiva, especialista em fornecer soluções de gestão empresarial para pequenas e médias empresas. Além de oferecer o sistema de gestão ERP, a Jiva acompanha todo o processo de implantação com especialistas e oferece o painel “Trilha da Evolução”, que conta com o nome de cada etapa e espaço para preenchimento das datas de início, meio e fim.

O interessante do painel, em formato de banner, é que ele conta com três pincéis. Um na cor verde, que é preenchido quando o colaborador da empresa conclui a tarefa antes do prazo estabelecido, um azul que é preenchido quando foi feito dentro do prazo e o vermelho que fica com o diretor da empresa.

Caso haja entrega com atraso, o responsável pela implantação deve solicitar o pincel ao diretor para que a data seja preenchida. Dessa maneira, há a responsabilidade de cumprir com as datas para que a migração do ERP não fique prejudicada.

A Jiva

A Jiva está há mais de 10 anos no mercado, oferecendo soluções de gestão sob medida para PMEs. O nosso objetivo é promover a evolução da gestão dos nossos clientes através do oferecimento de tecnologia, capacitação de equipes e consultoria.

Possuímos um sistema ERP parametrizado de acordo com as melhores práticas do mercado. Isso quer dizer que nosso sistema foi criado para a aplicação correta dos processos envolvidos na gestão de uma empresa.

Através da nossa consultoria e da capacitação da sua equipe, te ajudamos a aplicar as boas práticas de gestão no cotidiano da sua empresa. Possuímos um processo de implantação organizado para alcançar os seus objetivos de maneira rápida e eficiente.

Saiba como funciona nosso processo de implantação no mapa visual abaixo:

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