5 dicas para implantação de um software de gestão de estoques

O estoque nada mais é do que parte do patrimônio da empresa. Com um olhar mais analítico sobre esse recurso, o empresário precisa ter a consciência da necessidade da organização precisa dos itens que o compõe, para saber identificar situações de risco, nas quais a maior parte do seu investimento pode estar em mercadorias no estoque e não na conta corrente do banco. Esse simples caso exemplifica a importância de tratar essa questão com a atenção que ela merece, pois, perdas no estoque refletem em perdas diretas no faturamento da empresa e podem afetar o sucesso do seu negócio.

Utilizar soluções tecnológicas para o controle e gestão de estoques é uma forma eficaz de gerir os ativos de um negócio, mesmo para pequenas empresas. Então, para garantir que os objetivos de crescimento de sua empresa sejam atingidos, separamos 5 dicas importantíssimas para a implantação eficaz de sistemas e soluções para a gestão de estoque da sua empresa.

Confira:

 1 – Verificar se está faltando algum lançamento nos registros de estoque para ser efetuado (entradas e saídas)

Veja como estão todos os seus lançamentos de estoqueSistemas, apesar de muito precisos, necessitam da orientação correta quanto às informações neles registradas, para que tudo aconteça conforme o previsto e prometido. Erros na contagem de estoque na fase de implantação podem ocorrer com facilidade. Itens de estoque similares podem ser lançados como únicos, causando diferenças no estoque. Dessa maneira, para uma implantação correta de uma solução de software de gestão de estoques, garanta que o inventário inicial esteja impecável com tudo registrado de forma correta.

2 – Conferir se os lançamentos estão corretos (entradas e saídas);

Mesmo com um inventário de estoque bem realizado, é preciso que uma conferência extra, pós-registro em sistema, seja realizada. Ter a certeza de que o que está na prateleira confere corretamente com o que está registrado no sistema é a tarefa a ser cumprida.

De nada servirá o melhor e mais preciso sistema de controle, se nenhuma ação de conferência e implantação de um processo de inventário periódico for realizada. Estoques que não “batem” são com certeza problemas que se tornam verdadeiras bolas de neve, podendo causar grandes perdas financeiras.

3 – Verificar se existe algum processo incorreto ou novo que impacta no controle de estoque (entradas e saídas);

Você conhece o processo do seu estoque?Grande parte das pequenas empresas não realiza um controle eficaz dos insumos, apresentando, via de regra, “furos” de estoque (as quantidades físicas não “batem” com o registro em fichas ou sistema).

Isso pode ser causado por erros em processos internos de sua empresa. Seja na forma de registrar saídas de algum item ou até mesmo o registro falho, com a ausência de detalhes importantes para entrada no inventário de estoque. É preciso determinar antecipadamente quais informações são relevantes e imprescindíveis para controlar e manter seu estoque atualizado, como: quantidade de estoque mínimo por item, dados do fornecedor, tipo de unidade de contagem, data de entrada e saída, quantidades, valores por item, descrições precisas etc. Processos e regras para controle e informações necessárias devem ser planejados antecipadamente para o melhor desempenho de um sistema de informações de estoque.

 4 – Cruzar informações de saídas e entradas de estoque com o caixa/financeiro da empresa (a diferença do estoque pode estar relacionada a valores registrados no financeiro)

Estoque de itens ocasionalmente podem estar superdimensionados, o que é traduzido como capital desnecessariamente parado na empresa. Uma má gestão destes itens, seja por processos industriais, comerciais ou de controle,  tem como consequência um efeito “em cadeia” em todos os processos da empresa: parada na produção por falta de insumos,  queda nas vendas em virtude da diminuição da produtividade, entre outros.

Quando você cruza as informações de vendas e saídas com suas informações de estoque consegue-se dessa maneira, uma perspectiva correta sobre o que foi vendido e o que é remanescente em estoque. Agindo dessa maneira, torna-se muito mais eficiente determinar quando devem ser realizadas reposições, ou se o seu último pedido foi realizado em demasia, fazendo com que as informações financeiras correspondam com a realidade da empresa e que medidas corretivas possam ser tomadas com muito mais agilidade.

5 – Conferir se o comportamento do sistema está adequado

Sistemas de informação, mesmo aqueles mais modernos, necessitam da interferência humana para garantia de que estão processando corretamente os dados e entregando os resultados esperados.

Um bom e estreito relacionamento com os fornecedores de seu sistema deve ser mantido, para que em eventuais problemas, consiga-se o suporte, treinamento e manutenção adequados para obtenção dos resultados esperados.

Tenha certeza de que poderá contar com a ajuda de especialistas sempre que precisar.

Durante a implantação da solução, ou mesmo quando a solução já tiver sido aplicada atente-se sempre à um bom controle de todo o processo e dos responsáveis pelo sistema dentro da empresa. A alimentação correta do sistema, determinada por um processo de controle bem estruturado e difundido entre todos os responsáveis envolvidos é que garantirá a agilidade e precisão esperadas pelo controle automatizado das entradas e saídas de itens do estoque de sua empresa.

Utilizar uma solução integrada de gestão, que ofereça muito mais do que um sistema de controle ERP, mas também todo o apoio necessário para construção e estabelecimento de processos adequados de controle é a maneira mais eficaz de gerir todos os recursos de sua empresa, para que seja então possível cumprir com estratégias de crescimento planejadas.

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