SPED Fiscal: entenda o que é e como facilitar esse processo

Ser empreendedor significa estar disposto a lidar com as inúmeras burocracias relacionadas à gestão do negócio, não é mesmo? Uma delas é o pagamento de impostos. Para minimizar essas dificuldades, o Governo Federal instituiu o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), por meio do Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007. A proposta foi simplificar o pagamento dos impostos com a informatização do sistema e a integração dos fiscos federal, estadual e municipal.

Neste artigo, detalhamos as principais dúvidas dos empresários sobre o SPED Fiscal, que também podem ser questionamentos seus. Confira.

O que é SPED Fiscal?

De modo geral, o SPED Fiscal é a modernização do sistema para cumprimento das obrigações fiscais dos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores. Para isso, passou a ser usada a certificação digital para assinatura dos documentos eletrônicos, garantindo sua validade jurídica.

Esse processo é chamado pela Receita Federal de Escrituração Fiscal Digital (EFD) e é por meio dele que ela e os órgãos fazendários estaduais receberão dos contribuintes todas as informações que precisam sobre a apuração de Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).

Para que serve o SPED Fiscal?

Para as empresas, o SPED Fiscal simplifica e facilita a entrega da documentação necessária para os fiscos ao utilizar um meio digital, além de eliminar a necessidade de ter documentos em papéis.

Já para o governo, o SPED Fiscal facilita a fiscalização e reduz a burocracia para a entrega desses documentos.

O SPED Fiscal é obrigatório a toda empresa?

Não. Há perfis que são dispensados de entregar o SPED Fiscal. De forma geral, são eles:

  • empreendedores cadastrados no MEI, optantes pelo SIMEI;
  • microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional, exceto contribuintes impedidos de recolher ICMS neste tipo de regime.

Como a sua empresa deve enviar o SPED Fiscal?

A sua empresa deve enviar mensalmente um arquivo digital contendo toda a escrituração de documentos fiscais e outras informações de interesse dos fiscos estaduais e da Secretaria da Receita Federal, além de registros de apuração de impostos referentes às operações e às prestações praticadas pelo contribuinte.

O SPED Fiscal deve ser entregue no formato de um arquivo digital que precisa ser submetido ao Programa Validador e Assinador (PVA), fornecido pelo próprio SPED e que pode ser baixado aqui. Depois dessa verificação, o arquivo digital precisa ser assinado utilizando uma certificação A1 ou A3 emitida por uma entidade credenciada.

Após ser validado pelo PVA, a legislação obriga que esse arquivo seja assinado digitalmente e transmitido, via internet, ao ambiente SPED da Receita Federal. Essa assinatura deve ser feita por meio de um certificado digital (e-CNPJ), emitido por uma autoridade certificadora credenciada.

Que passos a sua empresa precisa seguir para entregar o SPED Fiscal?

Veja como é o processo para realizar a entrega dos documentos a partir do SPED Fiscal.

Primeiro, faça o download do programa no site da Receita Federal e instale-o no computador.

Ao executar o programa, aparecerá uma tela com opções e menus no canto superior. Selecione SPED Fiscal e, em seguida, clique na opção “Gerar Arquivo“.

Espere pela abertura da janela que pede a inserção do mês e do ano desejado e, em seguida, vá até “Gerar SPED”.

Após o arquivo ter sido gerado com sucesso e inserir todos os dados referentes à escrituração do período, valide o documento no executável com nome de “EFD ICMS IPI” através do validador ou utilize o “EFD Contribuições“. Ambos os programas são utilizados pelo Governo para verificação de documentos e arquivos transmitidos para a Secretaria da Fazenda.

Ainda no mesmo passo, dê dois cliques no ícone na tela inicial e abra novamente o executável. Na tela de menus, procure pela opção de colocar o documento dentro do validador. O botão referente a essa inserção é o segundo, que possui uma seta verde indicando para o lado direito.

Clique no ícone e pesquise pelo documento que foi gerado e salvo na pasta local. Selecione-o e abra-o no programa. O programa do SPED Fiscal abrirá várias mensagens seguidas. Responda a todas elas com “Sim” e continue com o procedimento de validação do sistema.

Nessa etapa, o arquivo é avaliado e analisado em detalhes pelo validador. Aguarde até que apareça uma das seguintes mensagens: “O arquivo foi validado com sucesso” ou “O arquivo contém erros e avisos“. Para exibir os detalhes das advertências, selecione o checkbox acima e clique em “exibir”.

No primeiro caso, o arquivo foi corretamente validado e pode ser transferido para a contabilidade. No segundo caso, exiba os detalhes, corrija os erros e valide novamente. Se necessário, solicite o suporte do programa para concluir.

É possível facilitar esse processo?

Para facilitar o processo de envio do SPED Fiscal, vale a pena investir em um sistema de gestão como a Solução Jiva. Assim, a inserção dos dados no arquivo, que será importado no Programa Validador (PVA), deixa de ser feita manualmente, o que toma bastante tempo na elaboração da declaração. Ela passa a ser gerada de forma automatizada, permitindo maior segurança em relação às informações repassadas ao fisco e maior agilidade nesse processo, o que evita problemas com multas relacionadas à entrega fora do período de obrigatoriedade.

Sistemas de gestão como esse automatizam as rotinas financeiras e monitoram os resultados da empresa. Além disso, controlam os custos, armazenam o histórico de clientes e organizam estoque, vendas, contas a pagar e fluxo de caixa. Tudo isso de forma integrada, dispensando a criação de planilhas, relatórios e outros controles.

A Ditelecom Security, empresa de Belo Horizonte especializada em venda de produtos de telecomunicação e segurança eletrônica, implantou a Solução Jiva e conseguiu agilizar em 60% os processos da área fiscal.

Saiba mais sobre como a Solução Jiva ajudou a empresa nesse ponto e em outros processos financeiros. Leia este case.

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