Contas a pagar: passo a passo das melhores práticas

A gestão de contas a pagar é um processo-chave para o controle financeiro das empresas. Apesar da importância dessa atividade, muitos gestores ainda têm dificuldade de realizá-la de maneira eficiente dentro da empresa e acabam por ter prejuízos por conta da falta de organização das finanças.

Se esse é um dos seus problemas, não se preocupe. Somos especialistas em gestão de pequenas empresas e criamos um passo a passo para você realizar o controle de contas a pagar, seguindo as melhores práticas do mercado.

O passo a passo das melhores práticas em controle de contas a pagar

Planejamento e provisões de gastos

Planejar e fazer provisões de gastos é fundamental para um controle de contas eficiente. Mesmo assim, está entre as maiores dificuldades de pequenas empresas quando se trata da gestão financeira.

Para ter um processo mais eficiente, faça o seguinte:

  • Planeje todos os gastos que terá em um determinado período, que pode ser de 6 meses a 1 ano. Nessas provisões, inclua os gastos com estrutura, pagamento, compras e todos os outros valores dos quais você consegue ter uma provisão segura;
  • Registre a provisão a pagar e vincule a esse registro a origem das despesas, ou seja, se elas são referentes a compras, aluguéis, tributos, folha de pagamento etc.;
  • Também coloque nessa provisão os pagamentos já conhecidos, que você sabe que terá que fazer nos próximos 30-90 dias, mesmo antes de receber esses títulos para pagamento.

Controle das contas a pagar

Para ter um processo de gestão de contas a pagar que siga as melhores práticas do mercado, você deve ter um controle efetivo dessas contas. Para isso, siga os seguintes passos:

  • Em seus registros de provisão, ajuste os títulos a pagar de acordo com a realidade, tornando a provisão em um título real;
  • Confira minuciosamente cada título a pagar, verificando sua autenticidade para evitar fraudes e desvios;
  • Organize as contas a pagar de acordo com o tipo de pagamento que será realizado. Separe o que será pago através de boletos, débito em conta, cheques pré-datados, promissórias etc.;
  • Antes de efetuar os pagamentos, analise a disponibilidade de caixa da empresa.

Realização de pagamentos

Após o controle e o registro das contas de acordo com a origem, a autenticidade, o modo de pagamento e a análise da disponibilidade de caixa, o próximo passo é a realização de pagamentos:

  • Realize a baixa de cada pagamento, assim que ele for feito;
  • Vincule os cheques emitidos aos títulos ou pagamentos aos quais eles se referem;
  • Utilize a ferramenta online disponibilizada pelo seu banco para realizar o pagamento de títulos e ter mais segurança no processo;
  • Separe os valores destinados ao pagamento de juros e multas de títulos com atraso dos demais custos.

Análise de gastos

Depois das provisões e pagamentos realizados, você precisa também analisar os seus gastos. Esse balanço entre o que foi efetivamente gasto e o que foi planejado é fundamental para compreender a saúde financeira do seu negócio e, assim como a provisão de gastos, é uma etapa do controle de contas a pagar ignorada por muitas empresas.

Para a análise de gastos, siga os passos abaixo:

  • Divida os pagamentos realizados no período que você for analisar por natureza, tipo de gasto, data ou outro filtro que achar interessante para o seu negócio;
  • Compare o que foi gasto com pagamentos com o que você planejava gastar;
  • Realize uma análise história da natureza dos gastos para verificar se gastos com especificidades estão estáveis ou não. Por exemplo, analise a situação dos gastos com viagens e deslocamentos para entender como eles estão se comportando.

Todos esses processos podem ficar mais fáceis e assertivos com a solução correta

O controle de contas a pagar pode ser realizado de maneira eficiente e organizada, seguindo as melhores práticas do mercado. No entanto, mesmo se tratando de um processo simplificado, ele deve ser realizado com extrema atenção.

Os registros devem ser atualizados constantemente, os valores devem ser lançados de maneira correta e a divisão de contas a pagar de acordo com o melhor filtro para o seu negócio também deve ser realizada com muito cuidado.

No meio da correria do cotidiano e da pressa em realizar outras atividades operacionais, muitos erros podem surgir e prejudicar o controle financeiro.

É por isso que optar por utilizar um ERP nesse contexto é uma das decisões mais inteligentes que você pode tomar. Os sistemas de gestão integrados conseguem automatizar os processos de gestão de contas a pagar e, ainda, integrá-los ao restante da sua empresa, centralizando informações e facilitando o cotidiano.

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