Passo a passo para registro de entradas e saídas no estoque

O registro de entradas e saídas dos produtos nas empresas é primordial para uma boa gestão do estoque.

A realização desse procedimento te permite conhecer suas necessidades para atender melhor às demandas. Isso é primordial para manter os investimentos em estoque no nível mais econômico possível. Afinal, estoque é dinheiro.

Como fazer o registro de entradas e saídas no estoque?

O primeiro passo para o registro de entradas e saídas do estoque é a padronização do cadastro de produtos. Assim, o controle se dá com o registro de qualquer produto que entra ou sai do estoque.

Os tipos mais comuns de movimentação de estoque

Para facilitar o entendimento, vamos descrever os tipos mais comuns de movimentação de estoque realizadas no comércio e na indústria confirmadas por notas fiscais de entrada ou de saída:

  • Compras;
  • Vendas;
  • Devoluções realizadas ou recebidas;
  • Bonificações realizadas ou recebidas;
  • Remessa em consignações;
  • Transferências externas (entre empresas de um mesmo grupo);
  • Baixas de produtos em virtude de perdas, extravio e furtos;
  • Requisições internas (material de uso e consumo).

Além das movimentações citadas acima, na indústria existem algumas movimentações bem específicas em função do processo produtivo:

  • Entradas de componentes, suprimentos e matérias-primas;
  • Embalagens;
  • Baixa da matéria-prima (insumos);
  • Entrada de produtos em processamento;
  • Entrada de produtos semiacabados ou acabados;

Contudo, na sua empresa podem também ser feitas revisões de entrada ou saída de estoque a qualquer momento, sem vínculo da operação a uma nota fiscal, como transferências internas entre diferentes pontos de estocagem dentro da mesma empresa.

Por que fazer o registro de entradas e saídas no estoque?

A sinergia e integração entre os processos de compra, venda, produção e estocagem são fundamentais para um bom controle de estoque. Além disso a realização desse procedimento permite:

  • Realizar compras mais assertivas em função do conhecimento do giro dos produtos em estoque;
  • Assegurar a disponibilidade de um estoque ideal de produtos para vendas e/ou produção;
  • Localização mais rápida do local onde o produto está estocado em função do registro das transferências;
  • Analisar a necessidade de realizar ações que promovam o giro de produtos obsoletos ou com data de validade próxima;
  • Verificar os produtos que tem maior e menor giro para tomar decisões mais assertivas.

Uma empresa que não mantém um controle rígido dessas operações, corre o risco de ter perdas financeiras por desvios de mercadorias, mau uso do capital de giro, falta de parâmetros para tomada de decisão, compras inadequadas, estoque obsoleto e/ou com produtos em vencimento e dificuldade em apurar as divergências de estoque.

Entenda a importância do registro de entradas e saídas com algumas situações que podem ser corriqueiras no seu dia a dia:

Em um exemplo prático, Luciano trabalha como almoxarife em um comércio de autopeças e suas responsabilidades vão desde o recebimento e armazenagem dos materiais até a saída desses do estoque.

Entre suas atividades básicas, o controle de todas as movimentações ocorridas no estoque da empresa está entre as mais importantes. Algo que facilita bastante seu trabalho é o fato de que sua empresa possui um sistema integrado de gestão (ERP), eliminando retrabalhos e aumentando a eficiência no registro das informações.

Nessa manhã, Luciano recebeu um fornecedor que veio entregar um pedido. Para assegurar o correto procedimento de entrada dos produtos ele segue os seguintes passos:

1º passo: verificar se a nota fiscal está de acordo com o pedido de compra realizado pela empresa

É o procedimento de conferência no ato do recebimento dos produtos para assegurar que as quantidades, especificações, valores e condições de pagamento estão conforme acordado no momento da compra.

Controle de pedidos no ERP e Emissão de Nota Fiscal
Controle de pedidos no ERP e Emissão de Nota Fiscal

 

2º passo: verificar se os produtos recebidos são os mesmos descritos na nota fiscal

É o procedimento de conferência física do material recebido, em que será verificado se existe alguma diferença na quantidade de produtos, especificações etc, com relação à nota fiscal.

3º passo: estando tudo correto, Luciano dá entrada dos produtos no estoque de forma muito simples

Para isso, basta buscar o pedido de compra e efetivar a compra pelo sistema ERP, que automaticamente atualiza o estoque e também o financeiro da empresa conforme prazo de pagamento negociado com o fornecedor.

Seguindo esses procedimentos, Luciano garante a integridade das informações referentes à entrada de produtos em estoque, o que subsidia uma série de análises gerenciais desde a análise da necessidade de compras até os ganhos obtidos com os produtos comprados.

Esperamos que esse passo a passo contribua para que você tenha um melhor controle sobre a situação de seu estoque.

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