Como identificar e corrigir problemas no estoque de sua pequena empresa

A gestão do estoque é um dos maiores desafios para negócios de qualquer porte, inclusive em pequenas empresas. Mas, problemas no estoque podem causar grandes prejuízos, o que torna fundamental controlar a entrada e saída de produtos.

O controle de estoque é importante para aferir com precisão os gastos e ganhos da empresa. Por mais que seja uma tarefa difícil, ele deve ser realizado com o máximo de eficácia por parte da gestão para evitar problemas no estoque.

Para se ter um controle de estoque eficiente, antes de tudo, é necessário saber quais são as principais causas de problemas no estoque:

As 3 causas mais comuns de problemas no estoque em pequenos negócios:

1. Não registrar todas as operações

Todas as operações realizadas no estoque, como perda, trocas, devoluções, remessa para conserto, garantias, saídas e entradas devem ser devidamente registradas assim que acontecerem para evitar problemas no estoque.

2. Cometer erros de lançamento

Erros de registro podem acontecer por falha humana, como erros de digitação ou de observação. O levantamento incorreto dos dados do estoque podem ser desastrosos para o seu negócio. 

3. Sofrer desvios ou furtos

Infelizmente, desvios e furtos de produtos em estoque ainda são comuns e podem acontecer em qualquer empresas.

Como identificar problemas no estoque

Para saber quais desses problemas no estoque estão ocorrendo na sua empresa,  passe a fazer você mesmo algumas verificações de estoque ou escolha um funcionário de confiança para isso.

O mais importante é:

  • garantir que a quantidade física do item/produto esteja devidamente registrada;
  • verificar se os lançamentos estão sendo feitos da maneira correta;
  • verificar se existe alguma falha no processo de controle de estoque;
  • fazer a verificação da relação entre as vendas e os valores registrados pelo setor financeiro.

Se a sua empresa continuar a ter problemas no estoque após a verificação de todos esses itens, é importante ficar atento à possibilidade furto ou desvios de produtos.

Por mais comuns que esses problemas sejam, eles devem ser evitados para garantir o bom funcionamento da empresa.

Sendo assim, mais importante do que conhecer e corrigir os motivos que levam à diferença de estoque, é saber como fazer para eles não aconteçam mais.

Como evitar problemas no estoque?

Independente do porte de sua empresa, é imprescindível a existência de um sistema de registro padronizado e seguido por todos os funcionários que têm relação com o estoque.

Evite perdas no estoqueFazer o controle de estoque em planilhas de papel, por exemplo, é um tipo de solução muito utilizada.

Mas, ela é ultrapassada por conta da grande chance de conter erros, uma vez que depende exclusivamente de recursos humanos.

Outra solução possível e mais viável, é o registro por meio de planilhas eletrônicas – apesar de ser uma solução mais eficiente do que o registro em papel, esse sistema não é capaz de integrar informações. Isso faz com que um número grande de documentos que se relacionem ao estoque sejam gerados, o que torna o processo de registro demasiadamente demorado e confuso.

Atualmente, a melhor solução oferecida pelo mercado, é a implantação de um sistema integrado de gestão (ERP), capaz de conectar todas as áreas da empresa e automatizar a gestão de estoque, garantindo dados precisos e minimizando drasticamente a chance de erros de inventário. Esses sistemas não são tão caros e, normalmente, se adequam ao porte de sua empresa.

Agora, você já sabe o que é basicamente necessário para corrigir a diferença no estoque. Mas, se quiser saber tudo sobre gerenciamento de estoques em pequenas empresas, recomendamos que leia o nosso e-book:

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