Nota fiscal 4.0: prepare sua empresa para as mudanças na emissão

A área contábil da sua empresa certamente já ouviu falar da nota fiscal 4.0 (ou NF-e 4.0). Algumas mudanças na emissão de notas fiscais estão por vir e essa é a hora de se adequar para não ter problemas fiscais, já que o modelo mais antigo será desativado e isso vai impedir as empresas que não se atualizarem de emitirem suas notas. 

É por isso que, se você vende produtos (bens e mercadorias), precisa entender quais são essas mudanças e o que deve ser feito na sua empresa para adotar esse novo modelo o quanto antes. Confira neste artigo todas as informações de que você precisa para implantar as mudanças da nota fiscal 4.0.

O que é a nota fiscal 4.0?

A nota fiscal 4.0 é o modelo atualizado da nota fiscal eletrônica (NF-e), documento que foi criado como uma das prerrogativas do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e substitui a versão tradicional de papel das notas fiscais. 

Mudanças são realizadas periodicamente pela Secretaria da Fazenda para melhorar a fiscalização e facilitar a emissão das notas fiscais por parte das empresas. Foi o que aconteceu recentemente, quando a Secretaria da Fazenda atualizou a versão 3.10 da nota fiscal para a nota fiscal 4.0.

Quais são as mudanças trazidas pela nota fiscal 4.0? 

São várias as mudanças trazidas pelo layout 4.0 da nota fiscal eletrônica. Neste artigo, vamos tratar daquelas que vão impactar de forma mais direta o dia a dia da sua empresa.

A primeira delas é a adoção do protocolo TLS 1.2 ou superior. A partir de agora, o protocolo SSL não será mais o padrão na comunicação, como era até então. Essa mudança busca proporcionar mais segurança ao processo, o que não ocorria por conta da vulnerabilidade do protocolo SSL.

Também serão alterados os campos relativos ao Fundo de Combate à Pobreza (FCP), previsto pela Constituição Federal e que recebe recursos oriundos do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

O novo layout traz campos relativos ao FCP para operações internas ou interestaduais com substituição tributária. É preciso identificar o valor devido em decorrência do percentual do imposto recolhido ao fundo. Base de cálculo e ocorrência de retenção também receberam novos campos.

O campo indicador de pagamento também muda e passa a integrar o Grupo de Informações de Pagamento. Nele, há a previsão do preenchimento de dados com os valores de troco, além de ser preciso informar a forma de pagamento: cartão (débito ou crédito), dinheiro, cheque, vale-alimentação, entre outros.

Essas são as principais mudanças. Confira outras alterações pontuais que passam a valer com a nova versão do sistema:

  • No Grupo de Identificação da Nota Fiscal Eletrônica, o campo indicador de presença (indPres) passa a poder ser preenchido com a opção 5 (operação presencial, fora do estabelecimento), que é o que ocorre no caso de venda ambulante.
  • O Grupo X (Informações do Transporte da NF-e) ganhou duas novas modalidades de frete: transporte próprio por conta do remetente e transporte próprio por conta do destinatário.
  • Foi criado um novo grupo, chamado Rastreabilidade de Produto, para trazer informações que permitam o rastreamento de produtos sujeitos a regulações sanitárias, como é o caso de defensivos agrícolas, itens veterinários, odontológicos, medicamentos, bebidas, águas envasadas e embalagens.
  • A nova versão da nota fiscal 4.0 também altera a emissão para medicamentos, o código da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa) também precisa ser informado em campo específico.

A partir de quando as mudanças da nota fiscal 4.0 passam a valer?

A nota fiscal 4.0, na verdade, já funciona desde o dia 20 de novembro de 2017, em ambiente de homologação para testes. Em 4 de dezembro de 2017, começou a funcionar na prática o ambiente 4.0.

Por enquanto, tanto as notas na versão 3.10 quanto as notas na versão 4.0 são aceitas. Mas, desde o dia 15 de julho de 2018, o Governo Federal iniciou uma contagem regressiva para não aceitar mais as notas na versão 3.10.

Ainda assim, o quanto antes você migrar para o layout 4.0, melhor. Assim, você evita qualquer problema decorrente de incompatibilidades quando chegar a data limite, que é 2 de agosto de 2018. Ou seja, depois disso, notas no padrão 3.10 não serão mais validadas pela Secretaria da Fazenda.

Como sua empresa deve se preparar para a emissão da nota fiscal 4.0?

Na verdade, muitas das mudanças na emissão de notas fiscais são estritamente técnicas e não deveriam ser uma preocupação de gestores de negócios, uma vez que a melhor opção seria que a empresa contasse com um sistema emissor confiável. Isso porque quem precisa se preocupar com as mudanças para a emissão de nota fiscal 4.0 é a própria solução.

É importante checar se o sistema emissor de notas que a sua empresa utiliza já disponibilizou a atualização para ficar de acordo com essas mudanças. Se o sistema não sinalizar que vai alterar algo nesse sentido, talvez seja um sinal de alerta de que ele já está ultrapassado e é preciso migrar para um novo.

Esse, inclusive, é o melhor momento para sua empresa migrar para uma tecnologia que acompanhe as modificações do mercado. Antes de optar por um sistema, confira todas as funcionalidades disponíveis para atender com eficiência a gestão de notas fiscais de acordo com o porte da sua empresa.

Por outro lado, se a sua empresa utiliza a Solução Jiva, fique tranquilo. O sistema será atualizado e vai facilitar o preenchimento dos campos do documento fiscal. A Solução Jiva vai além da emissão de notas fiscais, disponibilizando uma ferramenta completa que te ajuda na evolução da gestão do seu negócio, por meio de tecnologia, capacitação de pessoas e melhores práticas aplicadas a processos.

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