Passo a passo para registrar gastos com juros e multas

Falta de dinheiro em caixa, falhas no provisionamento e até mesmo esquecimento são alguns dos fatores que podem levar a empresa a atrasar o pagamento de fornecedores e, como consequência, ter gastos com juros e multas em função desse atraso.

Sendo assim, registrar separadamente os gastos extras com juros e multas referentes aos pagamentos de títulos em atraso é muito importante, pois permite rever o planejamento financeiro da empresa.

Para te ajudar nessa tarefa, trouxemos dicas importantes. Com esse post, você verá:

Por que registrar gastos com juros e multas separadamente?

Registrar separadamente gastos com juros e multas permite que a sua empresa controle as quantias desembolsadas com essas despesas ao final de um período. Além disso, o registro vai alimentar informações para um planejamento financeiro mais adequado e permitir uma base para ações corretivas e melhores tomadas de decisões.

Caso a empresa não faça o registro separado dos gastos extras com juros e multas, fica difícil identificar o motivo das despesas realizadas terem sido maiores do que as provisionadas, o que impacta diretamente o fluxo de caixa. No final de um período determinado, essa quantidade pode ser significativa para sua empresa.

Portanto, analisar o quanto a empresa desembolsa com o pagamento de juros e multas é fundamental para uma adequação no planejamento financeiro, identificação das causas que estão levando a empresa a atrasar os pagamentos e gerar informações fundamentais para ações eficientes. Afinal, a falta de dinheiro em caixa é um forte indício de que algo não está certo, por exemplo:

  • Compras podem estar sendo realizadas sem uma análise prévia da disponibilidade financeira da empresa;
  • O prazo de pagamento negociado com o fornecedor pode estar menor que o prazo de recebimento dado aos clientes;
  • Inadimplência de clientes;
  • Desencaixe do fluxo de caixa, em que a data de pagamento negociada com o fornecedor não é a melhor em função das entradas em caixa da empresa etc.

Como registrar gastos com juros e multas separadamente?

Para identificar as causas desses problemas e tratá-los, é preciso, primeiro, separar o que a empresa desembolsa com juros e multas, lançar na movimentação financeira e, então, realizar uma análise.

Veja como fazer esse registro em apenas 2 passos:

1. Separação no momento da baixa

No momento de registrar o pagamento de um título em atraso, é necessário destacar em campos diferentes os valores referentes a juros e multas. Dessa forma, o registro fica correto, permitindo identificar quanto foi pago referente ao valor original do título e quanto foi pago de juros e multas.

2. Lançamento na movimentação financeira

Após essa separação no título de origem, é necessário realizar um novo registro (lançamento) na movimentação financeira da empresa apenas com os valores de juros e multas daquele fornecedor, destacando sua natureza (classificação da despesa) como “gastos com juros e multas”.

Com os lançamentos realizados por títulos e fornecedores, é possível fazer diversas análises. Por exemplo, é possível identificar que é melhor pegar dinheiro emprestado no banco do que ficar pagando juros para determinado fornecedor: sua empresa pode estar pagando 5% de juros ao fornecedor e consegue dinheiro no banco a 1%. Você também consegue identificar qual fornecedor possui juros mais baixos e, caso realmente precise atrasar algum pagamento, pode atrasar aquele cujos juros são mais baixos.

Qual é a melhor forma de registrar gastos com juros e multas?

A sua empresa pode registrar gastos com juros e multas manualmente, anotando em papel cada um dos gastos extras, o que dificulta a tomada de decisão. Esse método está sujeito a erros e pode ser usado apenas por empresas que possuem um volume insignificante de pagamentos.

Ainda é possível realizar o registro de gastos com juros e multas utilizando um programa independente ou planilhas informatizadas, que permitem o lançamento desses valores à parte. Porém, a não integração das informações exige várias manipulações de dados, que, em grandes ocorrências, comprometem sua fidelidade. Esse método pode ser usado por empresas com volume baixo de pagamentos.

A melhor forma é utilizar um sistema integrado de gestão (ERP), que diferencia os valores gastos com juros e multas durante a baixa dos títulos, a partir do preenchimento dos campos apropriados. O software permite que esse registro seja feito no momento da baixa do título, o que já alimenta informações para gerar diversos relatórios para análise financeira. Esse método é recomendado para empresas com volume alto de pagamentos, mas pode ser usado por empresas de qualquer porte.

Como acontece na prática

Nádia trabalha como assistente financeiro e lida com as contas a pagar de uma empresa. O volume de pagamentos realizados diariamente por ela é alto e, algumas vezes, por falta de dinheiro em caixa, é preciso atrasar o pagamento de alguns fornecedores.

Como na empresa que Nádia trabalha eles utilizam um ERP, sua função operacional se torna muito mais eficiente. No momento de realizar a baixa do título, Nádia já especifica separadamente os valores de juros e multas de cada título, conforme a figura abaixo:

Como registrar juros e multas
Exemplo

Fazendo esse procedimento corretamente, o gestor de Nádia consegue extrair diversos relatórios e fazer análises financeiras, filtrando por período e também por fornecedor, o que viabiliza ações corretivas e também tomadas de decisão muito mais assertivas com relação à saúde financeira da empresa.

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