Tudo que você precisa saber sobre conciliação bancária

26/jan/2018 - JIVA GESTÃO EMPRESARIAL

Conciliação bancária pode ser uma dor de cabeça pro Financeiro da empresa, né? Mas não precisa ser assim. Se você conhecer a fundo esse processo, seguir as melhores práticas para realizá-lo, possuir ferramentas de apoio e entender o passo a passo de sua realização, ele pode ficar muito mais fácil e você perde menos tempo.

O que é conciliação bancária e qual sua importância?

Conciliação bancária é um comparativo entre os lançamentos da conta corrente bancária e as movimentações do controle interno do negócio. Ou seja, ela é a comparação entre o que a empresa tem registrado em seu controle de contas e o que é apresentado nos extratos bancários.

Sua importância está em garantir que as finanças da empresa se mantenham em dia, contribuindo assim para a saúde financeira do negócio. O procedimento também te auxilia a evitar problemas na hora de planejar os próximos passos da sua empresa e, ainda, evitar a possibilidade de ocorrerem roubos/desvios de dinheiro, uma vez que com esse processo fica mais fácil identificar diferenças de caixa.

Abaixo, listamos as 4 maiores razões que justificam a realização da conciliação bancária em sua empresa:

1. Identificar gastos e receitas

Realizar conciliação bancária permite que você consiga identificar qual é o destino principal dos gastos da sua empresa e também quais são as maiores fontes de receita. Assim, você consegue ter uma visão geral da sua empresa e tomar decisões assertivas no que se relacionada à sua saúde financeira.

Mas, para realizar a conciliação bancária, é preciso que os lançamentos sejam feitos regularmente e registrados da maneira mais adequada possível.

2. Evitar prejuízos e perdas

Uma das maiores vantagens da conciliação bancária é a capacidade de evitar prejuízos e perdas. Realizando-a, você consegue controlar o fluxo de saídas e entradas de dinheiro.

Esse é um processo muito importante, porque te auxilia a ter uma visão clara de possíveis gaps da gestão financeira.

3. Detectar incoerências no fluxo de caixa

Se você ainda não possui um ERP para apoiar sua gestão, seus processos podem estar suscetíveis a falhas. Nesse contexto, a conciliação bancária se torna ainda mais importante para te ajudar a detectar incoerências em lançamentos e saldos bancários no fluxo de caixa.

Com isso, você pode identificar fraudes, como erros em depósito e cheques não descontados.

Além disso, com a conciliação bancária, você tem em mãos informações sobre todas as movimentações financeiras da empresa, o que facilita o processo de fechamento de caixa.

4. Contribuir para a realização de um planejamento mais assertivo

A conciliação bancária também é importante para te ajudar a fazer o planejamento da sua empresa de maneira mais assertiva. Com ela, fica muito mais fácil obter um histórico do orçamento empresarial e, assim, basear a análise de tendências e projeções para o futuro da empresa em informações concretas.

Agora que você já conhece a importância da conciliação bancária para o seu negócio, veja o passo a passo para realizá-la da maneira correta.

O passo a passo da conciliação bancária

1. Lançamento diário das movimentações financeiras

Manter o registro de todas as movimentações financeiras de entrada e saída é o primeiro passo para realizar a conciliação bancária. Nesse caso, a melhor prática é realizar o processo diariamente.

As movimentações financeiras a serem registradas incluem pagamento de fornecedores, salários, impostos, recebimento de clientes, juros, multas, etc.

Nesse controle, é preciso informar além da categoria/natureza do gasto (salários, compra de matérias-prima, material de escritório etc.), também as datas e as contas bancárias onde houve crédito ou débito. Essa tarefa é fundamental para realizar a comparação entre o controle de contas e o extrato bancário.

2. Verificação de saldos

Para verificar os saldos, é necessário que você tenha em mãos o extrato bancário do período determinado e também o registro interno do mesmo período. Com minuciosidade, analise se o saldo final do controle interno referente à última conciliação é igual ao saldo inicial apresentado no extrato.

3. Conferência de lançamentos

Verifique então se cada lançamento presente no extrato bancário foi também registrado no controle financeiro interno da empresa. Lembre-se de verificar se os valores e as datas estão iguais.

Nesse passo, você pode identificar divergências de valores, datas e até mesmo lançamentos que não foram registrados no controle interno.

4. Corrigir diferenças nos lançamentos

Se durante a conciliação bancária você identificar valores incorretos ou inexistentes, entenda porquê isso aconteceu e descubra se o erro está no controle interno da empresa ou no banco. Em seguida, organize-se para saber o que deve ser feito para corrigir essas divergências.

Durante esse passo, o mais importante não é igualar os saldos, mas localizar a origem dessas divergências e corrigi-las.

Possíveis diferenças no lançamento e como corrigi-las

Lançamentos incorretos no controle interno

Procure o documento arquivado que comprove a movimentação e corrija o lançamento no controle financeiro interno, mantendo-o igual ao extrato bancário. Atente-se para situações onde existam juras ou multas na baixa do título.

Créditos/débitos indevidos por parte do banco

Comprovado que o erro é do banco, procure a gerência para estorno do valor.

Cheques emitidos ainda não compensados e transferências não processadas

Nesse caso, prossiga com a conciliação bancária mantendo esse lançamento pendente no controle interno até que seja comprovada a sua compensação.

Débitos de impostos ou tarifas bancárias e rendimentos de aplicações financeiras

Ao identificar esses débitos ou tarifas, certifique-se de verificar sua legitimidade e as registre no controle interno da empresa.

Depósitos não identificados

No caso de depósitos sem identificação, é importante registrá-lo com uma origem padrão, por exemplo “a identificar”. Quando o depósito for reconhecido, relacione o seu crédito com a origem correta.

Assim que você corrigir as diferenças de lançamento, o saldo final do extrato bancário e do controle interno devem estar iguais. Assim, você pode considerar finalizada a conciliação bancária do período.

Conclusão

Fazer conciliação bancária é um processo trabalhoso, mas precisa ser feito com muito cuidado. Se você possuir um ERP, ótimo. Com ele, você consegue registrar com mais praticidade as receitas e despesas e realizar a conciliação bancária com muito mais agilidade.

Mas, se a sua empresa ainda não tem um ERP e você precisa otimizar esse processo com urgência, você pode usar de maneira temporária uma planilha de conciliação bancária. Abaixo, temos um modelo que pode te auxiliar:

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