Sistema de gestão integrada: como ele pode ser decisivo para a evolução da sua empresa

Sua pequena empresa sofre com informações divergentes, dados perdidos e falhas nos processos e atividades internas? Se ela ainda não conta com um sistema de gestão integrada, essa é uma ferramenta em que você deve investir com urgência.

De acordo com o Instituto MahaGestão, que desenvolveu uma ferramenta capaz de tangibilizar em um índice o quanto as empresas aplicam as melhores práticas de gestão em seus processos, apenas 38,7% das empresas têm processos automatizados em sistemas que integram os dados das diferentes áreas do negócio.

Apenas 38,7% das empresas contam com um sistema de gestão integrada

O resultado dessa baixa automatização dos processos é uma baixa efetividade e desorganização na gestão, com informações descentralizadas e inúmeros riscos em todos os processos da empresa, como compras que não consideram estoque mínimo e máximo ou giro de produtos, contas atrasadas por falta de planejamento dos gastos ou até por desorganização financeira, estoque bagunçado com produtos parados sem giro, que é o mesmo que dinheiro parado, vendas abaixo do esperado, dados de seus clientes perdidos e muitos outros.

O que é um Sistema de Gestão Integrada ou ERP?

Sistema de gestão integrada ou ERP (Enterprise Resource Planning) é um software que organiza todas as operações de um negócio, promovendo a automatização e integração dos processos da empresa e garantindo que eles sejam colocados em prática de maneira eficiente.

Mas por que é importante ter seus processos centralizados em um sistema de gestão integrada? Provavelmente, organização foi a primeira palavra que veio à sua mente, certo? E sim, essa é uma das vantagens da integração de processos.

No entanto, um sistema de gestão integrada confere efetividade à sua gestão e às atividades do seu negócio, possibilitando que você consiga ter melhores resultados e competitividade no mercado.

Quando se trata de pequenas empresas, a utilização de um sistema de gestão integrada é um grande diferencial, conferindo destaque para a sua empresa em relação aos concorrentes.

Abaixo, trouxemos alguns dos benefícios do uso de um sistema de gestão integrada:

Quais são os benefícios de ter seus processos organizados em um sistema de gestão integrada?

Qualidade nos processos e informações mais precisas

Qualquer que seja o segmento do seu negócio, ele precisa funcionar como um organismo vivo, afinal as informações da sua empresa são provenientes do bom funcionamento dos seus processos. Ou seja, um depende do outro.

Por exemplo, o processo de vendas depende da estocagem; o processo fiscal e contábil depende do financeiro etc. É por isso que, se organizados em um sistema de gestão integrada, os processos e as informações ganham muito mais qualidade e precisão.

Com todas as informações necessárias sobre o que acontece dentro da empresa centralizadas em um sistema de gestão integrada, os dados passam a estar disponíveis de maneira prática, podendo ser facilmente acessados. Isso possibilita que seus colaboradores trabalhem com mais efetividade, aumentando sua produtividade e otimizando seu tempo.

Tendo um sistema de gestão integrada, você consegue, por exemplo, parametrizar alçadas de descontos dentro da própria ferramenta. Assim, quando um cliente solicita um desconto, seu vendedor já sabe exatamente o que pode oferecer, porque tem essa informação em mãos ganhando autonomia na negociação, mas atendendo às margens que satisfaçam as metas da empresa.

Informações mais seguras e confiáveis

Confiabilidade de dados é essencial em qualquer empresa. Quanto mais otimizados e automatizados são os processos da sua empresa, isso é, quanto menos dependem de intervenção humana, a possibilidade de falha é bem menor.

Você pode tornar a gestão do seu negócio melhor com dados mais seguros e confiáveis por meio da organização de seus processos em um sistema de gestão integrada, evitando erros e retrabalhos através da automatização.

Se você ainda não utiliza um sistema de gestão integrada, provavelmente controla seus processos através de controles paralelos, como planilhas. Normalmente, esses controles são realizados por pessoas diferentes, o que pode gerar dados divergentes.

Por exemplo, um dos controles mostra que existem produtos disponíveis no estoque para venda, enquanto outro aponta que não. Em qual dado confiar?

Esse tipo de controle paralelo gera muito retrabalho, uma vez que a mesma informação precisa ser inserida mais de uma vez, em sistemas ou planilhas diferentes, minando a produtividade da sua empresa.

Processos padronizados com base nas melhores práticas

A integração de processos pode viabilizar o aumento da produtividade do seu time através da otimização das atividades, diminuição de custos e, ainda, previsibilidade do sucesso. No entanto, isso só acontecerá se juntamente com o sistema de gestão integrada, você adotar as melhores práticas de gestão para realização dos seus processos.

As melhores práticas por processos são as condutas referenciadas nos conceitos da Administração e consolidadas no mercado através das quais os processos são realizados de forma mais eficiente e ágil.

Por isso, certifique-se de adotar um sistema de gestão integrada que seja baseado nessas melhores práticas. Isso vai apoiá-lo a melhorar e até mesmo redefinir seus processos para obter os melhores resultados.

Essa padronização dos processos com base nas melhores práticas, vai demandar também a necessidade de capacitar sua equipe para compreendê-los e utilizar o sistema de gestão da melhor maneira possível, obtendo o melhor uso da sua ferramenta de gestão.

Otimização das tomadas de decisão

Com um sistema de gestão integrada, sua empresa ganha principalmente na otimização da tomada de decisão. Afinal, fica muito mais fácil tomar decisões acertadas com base em informações seguras e confiáveis. Assim, as tomadas de decisão se tornam muito mais ágeis e precisas porque os dados estão todos disponíveis e são confiáveis.

Pense em como você realiza o processo de compras atualmente. Se você não possui dados de histórico de vendas, por exemplo, não vai tem como considerar o giro dos produtos para realizar as compras. Assim, sua decisão certamente será tomada por uma intuição e isso pode colocar a sua empresa em risco, afinal, você pode perder vendas por falta de produto em estoque ou, ainda, comprar quantidades acima das necessárias, fazendo mau uso do seu capital de giro.

Organizar seus processos em um sistema de gestão integrada significa maior controle dos processos e, consequentemente, resultados melhores porque você e seus colaboradores ganham mais tempo para desempenharem atividades mais estratégicas e analisar o desempenho do seu negócio para efetivamente contribuir para o crescimento da empresa. Assim, você consegue sair o operacional e enxergar seu negócio de uma perspectiva muito mais estratégica.

A Jiva

Uma solução ERP completa precisa ultrapassar a função de servir como um sistema apenas de integração e automatização de processos e oferecer mais do que isso. Essa é a proposta diferenciada que destaca a Jiva, especialista em soluções de gestão, no mercado de ERP.

A Solução Jiva pensa a evolução da gestão de uma empresa através do tripé: tecnologia, processos e pessoas. Antes de tudo, a Jiva realiza um diagnóstico de maturidade da sua gestão, que aponta os pontos fortes e fracos da sua empresa, comparados aos demais players do seu segmento.

Após esse processo, a Jiva compartilha as melhores práticas de gestão, quase como em uma consultoria, implementa um ERP que automatiza seus processos segundo essas melhores práticas e, ainda, oferece capacitação para que sua equipe compreenda os conceitos de Administração e saiba usar adequadamente o sistema de gestão.

A Jiva também acompanha o crescimento gradativo da sua empresa, oferecendo novos mecanismos conforme sua necessidade se modifica.
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