Separação entre despesas da empresa e dos sócios

Misturar as despesas da empresa e dos sócios é um erro fatal e ainda muito comum, principalmente nas micro e pequenas empresas. O pagamento de contas de energia, água, telefone e outras despesas gerais da família saem da conta da empresa e muitas vezes o gestor não percebe o quanto essa prática pode comprometer a saúde financeira do seu negócio.

Além da grande dificuldade de apurar os resultados efetivos do negócio (o que pode levar a empresa à falência), misturar as despesas da empresa com as despesas pessoais pode gerar sérios problemas com o Fisco por erros nos resultados contábeis. Então, fique atento!

Confira um passo a passo para conseguir a separação entre despesas da empresa e dos sócios:

  • Tenha contas separadas
    Os gastos pessoais dos sócios não devem ser movimentados na mesma conta da empresa. Esses gastos devem ser tratados como retiradas para os sócios e registrados em conta distinta, até para evitar problemas na contabilidade.
  • Defina retiradas mensais aos sócios
    Os sócios devem definir um valor de retirada mensal, o pró-labore, que deve ser tratado como um salário para que seja retirado regularmente. Esse valor deve ser definido de acordo com a realidade do negócio e, não, pensando nas necessidades pessoais. Uma dica é buscar referência na função que está exercendo e em quanto pagaria para outra pessoa exercer esta função em seu lugar.

Além do pró-labore, ainda existe a possibilidade de distribuição de lucros aos sócios, após apuração do resultado de um período. Porém, é preciso avaliar com cautela o momento do negócio para decidir se esse lucro será reinvestido (total ou parcial) ou se pode realmente ser distribuído.

  • Registre as retiradas inesperadas
    Se, por algum motivo, os sócios necessitarem de mais dinheiro do que o programado, devem tratar como Adiantamento ou Empréstimo, de forma que seja feito o acerto no próximo pró-labore.

Seguir esses passos pode amenizar significativamente os riscos da empresa se descapitalizar e não ter as informações corretas para fazer análises financeiras e avaliar a rentabilidade do negócio.

Dicas

Familiares no negócio

Contratar parentes pode ser muito bom. Porém, alguns pontos devem ser levados em consideração:

  • Caso haja algum desentendimento no negócio, ele pode refletir na esfera familiar.
  • Pode acontecer confusão na hierarquia, o que gera conflitos com os demais funcionários. Exemplo: um vendedor que, por ser irmão do sócio, se sobrepõe a diretrizes estabelecidas pelo coordenador comercial.
  • Deve existir uma função clara para o empregado que é familiar, bem como metas. Isso é importante para que a empresa não o empregue em trabalhos desnecessários e consiga acompanhar o desempenho de forma transparente. Além disso, o familiar deve possuir a qualificação necessária para a função em questão.
  • O salário deve ser justo, ou seja, deve ser igual àquele que se pagaria a um empregado não familiar na mesma função.

Exemplo

Rodrigo possui um pequeno negócio de locação de equipamentos para construção e está sempre envolvido na operação diária da empresa, principalmente na parte financeira.

O que vinha preocupando Rodrigo é a dificuldade da empresa para cumprir com suas obrigações financeiras. As vendas estavam só aumentando, contudo, o dinheiro que entrava não estava sendo suficiente para pagar as contas. Rodrigo precisou recorrer a empréstimos, o que resolveu o problema momentaneamente, mas, com o tempo, pode tornar a situação insustentável.

Rodrigo tem um amigo que é consultor de gestão, o qual se propôs a ajudar:

Primeiro, analisou os relatórios contábeis da empresa: balanço, DRE, balancete etc. e verificou que os resultados eram favoráveis, o que deixou Rodrigo intrigado.
Depois, fez um levantamento de todos os pagamentos realizados nos últimos meses e, rapidamente, identificou a principal causa dos problemas da empresa: junto com os pagamentos feitos aos fornecedores, existiam comprovantes de pagamento da escola dos filhos, do financiamento da casa, do carro da família e diversas outras despesas pessoais.

Para começar a organizar a situação, foi preciso fazer um levantamento das despesas mensais de Rodrigo e estudar o mercado, avaliando quanto um profissional que faz a mesma função que ele ganharia. Assim, o consultor verificou que ele poderia definir um valor de retiradas mensais (pró-labore) compatíveis com o mercado, que permitisse a ele se manter, sem onerar financeiramente a empresa.

Essa não é uma tarefa fácil e, como a empresa já estava em dificuldades, foi preciso fazer um planejamento financeiro a longo prazo e reduzir custos desnecessários para que o negócio voltasse aos eixos.

Quer saber mais sobre como resolver o dilema entre cargo de confiança e gestão eficaz do negócio? Leia esse artigo.

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