Passo a passo para registro de entradas e saídas no estoque

O registro das entradas e saídas dos produtos na pequena empresa é primordial para uma boa gestão do estoque.

A realização desse procedimento permite conhecer as suas necessidades para melhor atendimento das demandas, mantendo os investimentos em estoque no nível mais econômico possível, afinal, estoque é dinheiro.

O primeiro passo para esse procedimento é a padronização do cadastro de produtos. Assim, o controle se dá com o registro de qualquer produto que entra ou sai do estoque.

Para facilitar o entendimento, vamos descrever os tipos mais comuns de movimentação de estoque realizadas no comércio e na indústria confirmadas por notas fiscais de entrada ou de saída:

  • Compras;
  • Vendas;
  • Devoluções realizadas ou recebidas;
  • Bonificações realizadas ou recebidas;
  • Remessa em consignações;
  • Transferências externas (entre empresas de um mesmo grupo);
  • Baixas de produtos em virtude de perdas, extravio e furtos;
  • Requisições internas (material de uso e consumo).

Além das movimentações citadas acima, na indústria existem algumas movimentações bem específicas em função do processo produtivo:

  • Entradas de componentes, suprimentos e matérias-primas;
  • Embalagens;
  • Baixa da Matéria Prima (insumos);
  • Entrada de produtos em processamento;
  • Entrada de produtos semiacabados ou acabados;

Contudo, na sua empresa podem também ser feitas revisões de entrada ou saída de estoque a qualquer momento, sem vínculo da operação a uma nota fiscal, como transferências internas entre diferentes pontos de estocagem dentro da mesma empresa.

A sinergia e integração entre os processos de compra, venda, produção e estocagem são fundamentais para um bom controle de estoque. Além disso a realização desse procedimento permite:

  • Realizar compras mais assertivas em função do conhecimento do giro dos produtos em estoque;
  • Assegurar a disponibilidade de um estoque ideal de produtos para vendas e/ou produção;
  • Localização mais rápida do local onde o produto está estocado em função do registro das transferências;
  • Analisar a necessidade de realizar ações que promovam o giro de produtos obsoletos ou com data de validade próxima;
  • Verificar os produtos que tem maior e menor giro para tomar decisões mais assertivas;

Uma pequena empresa que não mantém um controle rígido dessas operações, corre risco de ter perdas financeiras por desvios de mercadorias, mau uso do capital de giro, falta de parâmetros para tomada de decisão, compras inadequadas, estoque obsoleto e/ou vencendo e dificuldade em apurar as divergências de estoque.

Entenda o controle de estoque com algumas situações que podem ser corriqueiras no seu dia-a-dia:

Em um exemplo prático, “Luciano” trabalha como almoxarife em um comércio de autopeças e suas responsabilidades vão desde o recebimento e armazenagem dos materiais até a saída desses do estoque.

Entre suas atividades básicas, o controle de todas as movimentações ocorridas no estoque da empresa está entre as mais importantes. Algo que facilita bastante seu trabalho é o fato de que sua empresa possui um sistema integrado de gestão (ERP), eliminando retrabalhos e aumentando a eficiência no registro das informações.

Nesta manhã Luciano recebeu um fornecedor que veio entregar um pedido. Para assegurar o correto procedimento de entrada dos produtos ele segue os seguintes passos:

1º Passo: Verificar se a nota fiscal está de acordo com o pedido de compra realizado pela empresa: É o procedimento de conferência no ato do recebimento dos produtos para assegurar que as quantidades, especificações, valores e condições de pagamento estão conforme acordado no momento da compra.

Controle de pedidos no ERP e Emissão de Nota Fiscal
Controle de pedidos no ERP e Emissão de Nota Fiscal

 

2º Passo: Verificar se os produtos recebidos são os mesmos descritos na nota fiscal: É o procedimento de conferência física do material recebido onde será verificado se existe alguma diferença na quantidade de produtos, especificações etc. com relação a nota fiscal.

3º Passo: Estando tudo correto, Luciano dá entrada dos produtos no estoque de forma muito simples: basta buscar o pedido de compra e efetivar a compra pelo seu sistema ERP e ele automaticamente atualiza o estoque e também o financeiro da empresa conforme prazo de pagamento negociado com o fornecedor.

Seguindo esses procedimentos, Luciano garante a integridade das informações referente a entrada de produtos em estoque, o que subsidia uma série de análises gerenciais desde a análise da necessidade de compras até os ganhos obtidos com os produtos comprados.

Esperamos que este passo a passo contribua para que você tenha um melhor controle sobre a situação de seu estoque.

Conheça de perto a solução Jiva para pequenas empresas.
Agende uma visita com um de nossos consultores.
Agende uma visita

Gire seu smartphone para visualizar o site