Por que fazer inventário de estoque periodicamente?

25/set/2017 - JIVA GESTÃO EMPRESARIAL

Inventário de estoque ou contagem é um procedimento de controle que tem como objetivo checar a quantidade de produtos estocados na empresa, confrontando se o estoque físico está batendo com o estoque registrado.

Para te ajudar a implantar esse procedimento na sua empresa, trouxemos este conteúdo. Neste post, você verá:

Quais são os benefícios de fazer o inventário de estoque?

Realizar periodicamente o inventário de estoque traz benefícios, como:

  • Saber quais e quantos produtos existem no estoque;
  • Realizar compras mais assertivas em função da disponibilidade de produtos no estoque;
  • Nortear ações para venda de produtos encalhados e/ou próximos da data de vencimento;
  • Identificar divergências, apurar suas causas e fazer os ajustes necessários;
  • Evitar a imobilização de capital de giro em produtos inadequados;
  • Levantar o valor total de estoque da empresa, permitindo tomar decisões mais assertivas etc.

Quais são as formas de fazer o inventário de estoque?

O inventário de estoque pode ser realizado de duas formas, dependendo da realidade de cada empresa:

Inventário de Estoque Geral

Trata-se da contagem física que é realizada sempre no final de cada exercício contábil. Possui efeito fiscal e deve ser feita contando todos os itens do estoque.

Inventário de Estoque Rotativo

Esse é um procedimento de recontagem periódica dos itens do estoque. Para sua realização, é preciso selecionar um número reduzido de itens periodicamente para que sejam contados com uma frequência predeterminada (diária, semanal ou mensal) de acordo com a realidade de cada empresa. Finalizada a contagem desses itens, selecionam-se outros e, assim, sucessivamente.

Esse tipo de inventário serve para aumentar a precisão do estoque, pois, por meio dele, é possível encontrar e corrigir divergências encontradas de forma muito mais rápida e não só no momento do inventário periódico que é feito anualmente, o que torna muito mais difícil lembrar-se do motivo de algumas divergências.

Esse procedimento pode ser realizado manualmente ou por meio de um leitor de código de barras, caso a empresa utilize um software integrado de gestão (ERP). A morosidade e o risco de erros no procedimento, quando realizado manualmente, é muito maior. Então, o ideal nesse caso é que a contagem seja feita por pelo menos duas pessoas, sendo uma fazendo a contagem e a outra fazendo a conferência.

O que fazer quando observar diferenças no estoque após o inventário?

Caso sejam identificadas diferenças no estoque após a contagem física, é importante entender quais são as causas do desencaixe. Os principais motivos são:

  • Ausência do registro das movimentações de entrada e saída de produtos (compras, vendas, trocas, devoluções, avarias etc.);
  • Erros no lançamento das operações de entrada e saída;
  • Registro correto das vendas, mas entrega do produto errado;
  • Registro incorreto de produtos similares (cores, especificações);
  • Ausência da conferência dos produtos recebidos dos fornecedores;
  • Desvios/furtos;
  • Configuração/parametrização inadequada do software (se utilizar).

Controlar o estoque utilizando um software integrado de gestão (ERP), que atualiza as informações quando uma compra ou venda é realizada, traz muito mais segurança e agilidade para a operação diária das empresas.

A realização do inventário, por exemplo, vai muito além de apenas contar os produtos do estoque. Esse procedimento norteia o gestor nas decisões de compra, ajuda a evitar perdas e impacta diretamente nos resultados do negócio.

Como acontece na prática

Jonas é o responsável pelo estoque em uma pequena indústria de produtos químicos. Para facilitar seu trabalho, Jonas adota procedimentos simples, como:

  • Controla o estoque por critério, como tamanho, lote, data de validade etc.;
  • Utiliza endereçamento para facilitar o processo de entrada e saída de produtos e facilitar a localização destes;
  • Realiza periodicamente a contagem física do estoque.

Apesar de realizar todos esses procedimentos de controle, Jonas sabe que, se a operação diária não for feita corretamente, é impossível manter o estoque “redondo”, por exemplo, o registro de todas as entradas e saídas do estoque, como compras, vendas, trocas, devoluções, bonificações, transferências etc.

Um simples erro no lançamento ou na entrega de um produto diferente do registrado durante a venda compromete todo o controle de estoque.

Assim, para manter o saldo de produtos registrados no software sempre em conformidade com a quantidade disponível no estoque físico, Jonas optou por realizar semanalmente o inventário rotativo na empresa.

Como o ERP utilizado por Jonas permite a realização do inventário mesmo com a operação em andamento, não é preciso fechar a indústria para fazer a contagem. Para isso, ele segue os seguintes passos:

1. Define os tipos de produtos a serem contados

Por se tratar de um inventário de estoque rotativo, Jonas seleciona semanalmente o tipo de produtos que vai contar. Assim, ao final do exercício contábil, no momento do inventário geral obrigatório, fica muito mais fácil identificar e corrigir possíveis falhas.

2. Realiza a contagem dos produtos

A contagem física dos produtos do estoque é feita e os valores encontrados são registrados no software ERP utilizado pela empresa.

3. Apura as divergências encontradas

Finalizada a contagem de todos os produtos, Jonas retira um relatório em que são listadas todas as divergências encontradas entre o estoque físico e o estoque registrado, permitindo identificar e tratar as causas dos desencaixes.

Fazer o inventário de estoque é fundamental para uma boa gestão das empresas, em especial para os setores de atacado e varejo. Além de uma obrigação legal, esse procedimento ajuda a reduzir custos.

Sabendo exatamente o saldo de produtos, é possível fazer compras mais assertivas e identificar a ocorrência de possíveis furtos e também falhas nos processos internos. Dessa maneira, melhorias podem ser estruturadas de forma que os erros não se tornem recorrentes.

Quer continuar lendo sobre estoque? Confira o artigo: “A gestão de estoque e a sustentabilidade do seu negócio”.

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