Fechamento de Caixa em 4 passos (e uma dica especial para o Financeiro de sua empresa)

25/abr/2017 - JIVA GESTÃO EMPRESARIAL

O fechamento de caixa é um procedimento para controle financeiro que consiste na conferência das entradas e saídas em caixa, de forma que ao final do expediente os valores coincidam com todos os registros feitos ao longo do dia.

A ocorrência de erros nesse momento é muito comum, por isso é importante que o profissional responsável por esse procedimento seja extremamente atencioso pois esse fechamento depende do controle minucioso de todas as movimentações ocorridas no caixa da empresa ao longo do dia. O registro correto do lançamento no sistema por si só não garante que o saldo vai bater, pode acontecer do lançamento ser feito corretamente e o operador passar o troco errado ao cliente. Assim, qualquer erro fará com que o saldo de caixa não feche.

Veja como fazer o fechamento de caixa em 4 passos:

1º Passo – Abertura de caixa
Registre o saldo inicial de abertura de caixa que contém notas e moedas para que o operador possa arcar com pequenas despesas durante o expediente e também para dar o troco aos clientes nos recebimentos em dinheiro. Caso esse valor já venha lançado automaticamente, verifique se o saldo está de acordo com o real disponível no caixa.

2º Registro de entradas e saídas:
Além do registro do saldo de abertura de caixa, registre também todas as demais movimentações financeiras que ocorrerem ao longo do dia, por exemplo:

• Vendas;
• Pagamentos;
• Recebimentos;
• Devoluções;
• Sangria de caixa (recolhimento ou alívio do excesso de dinheiro para um local seguro);
• Reforço de caixa (suprimento de caixa quando existem muitos pagamentos ou por falta de troco);

Uma prática interessante é separar todos os documentos com clipes em lotes comuns, por exemplo:

• Cheques pré-datados;
• Cheques à vista;
• Comprovantes de vendas com cartão de crédito (separados por bandeira);
• Comprovantes de vendas com cartão de débito (separados por bandeira):

Dessa forma, toda operação de fechamento ficará muito mais fácil.

3º Conferência de valores
Ao final do expediente, conte todos os valores e movimentações realizadas:
• Dinheiro (notas e moedas);
• Cheques (à vista e pré-datados);
• Comprovantes de cartões (crédito/débito);
• Pagamentos diversos;
• Tickets;

Se durante a contagem for identificada alguma divergência, os principais motivos podem ser: troco incorreto, erro nos lançamentos ou ausência deles, sangrias não registradas, troca de mercadorias sem a realização da baixa etc.

Justamente pelas divergências que podem ocorrer, é aconselhável que o fechamento de caixa seja feito diariamente ao fim do expediente ou no momento da troca de turno do operador, para diminuir as chances de esquecimento do que foi feito durante o período de trabalho.

4º Finalização e fechamento do caixa
Por fim, some todas as entradas (incluindo o saldo inicial) e diminua todas as saídas. O resultado deve corresponder exatamente ao saldo existente no caixa.

Dica:
O que fazer quando for constatado que realmente está faltando dinheiro em caixa?
Quando um funcionário é contratado como operador de caixa, ele tem como responsabilidade o controle das entradas e saídas do “seu” caixa, portanto, o saldo somente apresentará divergências se esse controle não for feito de forma correta.
Entretanto, para que haja algum desconto por parte do empregador, no contrato de trabalho do operador de caixa deve constar a previsão dessa responsabilidade, previamente acordada, ou a comprovação de ato culposo do empregado (negligência, imperícia ou imprudência) e dano efetivo vinculado a ele. Veja abaixo uma parte do artigo 462 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), que diz:
“Art. 462 – Ao empregador é vedado efetuar qualquer desconto nos salários do empregado, salvo quando este resultar de adiantamentos, de dispositivos de lei ou de contrato coletivo.
Parágrafo 1º – Em caso de dano causado pelo empregado, o desconto será lícito, desde que esta possibilidade tenha sido acordada ou na ocorrência de dolo do empregado.”
Uma prática usual para amenizar estas eventualidades é a utilização de uma verba destinada a cobrir os riscos assumidos pelo empregado que lida com manuseio constante de valores, chamada de “quebra de caixa’. Usualmente, é paga aos caixas de banco, de supermercados, agências lotéricas etc. Apesar disso, não há na legislação a obrigatoriedade desse pagamento.
O adicional é fixado em função do documento coletivo entre sindicato e empresas. Observa-se que o Precedente Normativo do TST nº 103 dispõe que sobre a Gratificação de Caixa é de 10% sobre o salário do trabalhador que exerce a função de caixa permanentemente, nestes termos:
“Precedente Normativo nº 103 – Gratificação de caixa (positivo) – Concede-se ao empregado que exercer permanentemente a função de caixa a gratificação de 10% sobre seu salário, excluídos do cálculo adicionais, acréscimos e vantagens pessoais.”
Lembrando que qualquer ajuste Coletivo só será admitido como válido, se for mais benéfico ao empregado, em face dos dispositivos da Constituição Federal, CLT e demais normativos do Ministério do Trabalho e Emprego.

Exemplo:

Renata trabalha como operadora de caixa em uma loja de varejo há mais de 5 anos. Apesar da sua rotina ser bem definida, ela sabe que todos os dias precisa realizar seu trabalho com bastante atenção, pois ela é responsável por assegurar o controle do caixa e, no final do expediente, precisa prestar contas ao seu supervisor.

Quando chega à empresa, Renata recebe o “fundo de troco”, uma quantia em dinheiro geralmente composta por moedas e notas pequenas, que servirá de reserva para voltar troco. Em seguida, ela acessa o seu sistema para “abrir” seu caixa e dar início ao trabalho. A primeira coisa que faz é inserir seu usuário e outras informações solicitadas (ver figura abaixo) para que o sistema possa registrar todas as suas operações desde a abertura até o fechamento.

No caso da empresa onde Renata trabalha, não há necessidade de registrar o “fundo de troco” (saldo inicial), pois esse valor já é pré-estabelecido pela empresa e automaticamente inserido no sistema. O que ela faz é apenas conferir esse saldo inicial pois caso a quantia física estiver errada ela não conseguirá encontrar o erro depois.


Imagem meramente ilustrativa

Durante todo o dia, Renata fica atenta para não se esquecer de registrar todas as movimentações financeiras de entradas e saídas de recursos de seu caixa, organizando os comprovantes de cada operação para facilitar na hora do fechamento.

Ao final de seu turno, ela aciona a rotina que gera o relatório de fechamento diário para que o sistema totalize todos os créditos e débitos, separados por modalidade (dinheiro, cheque, duplicata, cartão etc.). E, posteriormente, realiza a contagem dos valores presentes no caixa para comparar com o relatório impresso do fechamento diário (veja figura abaixo).


Imagem meramente ilustrativa

Não havendo faltas ou excessos em seu caixa, todo o procedimento foi realizado corretamente ao longo do dia e o caixa pode ser fechado. Contudo, caso haja alguma divergência é importante que a falta ou excesso de saldo sejam registradas para apuração posterior e para garantir que o caixa do dia seguinte será aberto com saldo inicial correto.

Saiba mais sobre controle de fluxo de caixa neste artigo: Artigo especial Controle de Fluxo de Caixa

Interessado em melhorar ainda mais a gestão do seu negócio? Conheça o caminho secreto do bom faturamento em pequenas empresas:
Baixar e-book: O caminho secreto do bom faturamento em pequenas empresas

Gire seu smartphone para visualizar o site