Controle de fluxo de caixa para pequenas empresas em 4 passos

31/maio/2017 - JIVA GESTÃO EMPRESARIAL

O controle de fluxo de caixa é uma ferramenta utilizada para efetuar a gestão financeira da empresa. Sua utilização permite que o empresário tenha uma visão amplificada da sua capacidade financeira em diferentes períodos.

No fluxo de caixa, são feitas as projeções de todas as entradas (isso é, contas a receber) e saídas (contas a pagar) em um período determinado, indicando, por fim, qual será o saldo final. Esse controle não diz respeito ao lucro, mas sim à quantidade de dinheiro que entra e sai do seu negócio no tempo estipulado – se o valor obtido ao final dessa relação for positivo, isso indica que há mais receita do que despesas, no caso contrário, a empresa está gastando mais do que está recebendo.

Uma das principais funções do controle de fluxo de caixa é se antecipar a eventuais desequilíbrios financeiros. Através da análise do fluxo de caixa, você pode adiar despesas para períodos que existem mais entradas de caixa, negociando com o seu fornecedor prazos mais adequados ao seu negócio. Também é possível avaliar a necessidade de buscar capital através de terceiros em tempo hábil, facilitando a negociação de melhores taxas e, ainda, identificar onde estão alocados os maiores gastos da empresa.

Apesar dos benefícios, muitas das micro e pequenas empresas acabam por negligenciar esse controle, acarretando riscos para empresa, como:

  • Impossibilidade de antecipar-se a eventuais desequilíbrios financeiros;
  • Pagamento de juros mais alto pela captação de recursos financeiros imediatos;
  • Desequilíbrio entre as entradas e saídas de caixa da empresa;
  • Falta de informações para planejamento, análise e ações financeiras da empresa;
  • Falta de informações para o setor de compras gerir melhor a negociação de prazos e parcelamentos junto aos fornecedores.

A seguir, veja o passo-a-passo para estruturar um bom fluxo de caixa:

  1. Criar uma classificação para as receitas e despesas

Classificar os valores de acordo com sua natureza/origem é importante porque facilita a identificação dos maiores gastos da empresa e do quê garante as maiores receitas. Essa classificação permite que você tome decisões mais acertadas para o seu negócio.

Não há uma regra geral para a criação de naturezas para as receitas e despesas. Você deve criá-las conforme a necessidade do seu negócio.

Imagem meramente ilustrativa
  1. Controle dos Saldos de Contas

É muito importante manter um controle rigoroso do saldo de todas as contas da empresa. E, para cada despesa e receita registradas, é preciso referenciar a conta pela qual o dinheiro irá sair ou entrar. Essa atitude mantém o fluxo de caixa atualizado e condizente com a realidade financeira do seu negócio.

  1. Lançamento das Previsões de Despesas

Todos os gastos que a empresa terá no prazo determinado para a análise de fluxo de caixa deve ser registrada. Compras, impostos, aluguel, contas de água, luz e telefone, salários etc. Todos esses gastos devem ser registrados juntamente com sua natureza e a conta que será utilizada para seu pagamento.

  1. Lançamento das Previsões de Receitas

Assim como as despesas, é fundamental lançar as vendas e outras receitas previstas para o prazo determinado da análise de fluxo de caixa. É preciso separar as vendas que serão pagas à vista das que serão parceladas – essas últimas serão lançadas conforme suas parcelas.

Como se trata de uma previsão, é preciso considerar possíveis descontos, sazonalidades e, ainda, um percentual de inadimplência.

O ideal é que as projeções do fluxo de caixa, tanto de receitas quanto de despesas, sejam feitas para um período mínimo de três meses, mas esse período pode ser alterado caso você perceba que a necessidade do seu negócio é diferente.

É importante que os lançamentos das movimentações financeiras e bancárias, controle de saldo de contas e conciliações sejam feitos diariamente, mantendo o fluxo de caixa sempre atualizado e confiável.

Análise do Fluxo de Caixa

Tendo realizado os passos acima, é hora de analisar o seu fluxo de caixa e entender a verdadeira relação entre ganhos e gastos de sua empresa.

Abaixo, temos um relatório sintético de fluxo de caixa:

Imagem meramente ilustrativa

Normalmente, softwares de gestão (ERPs) têm relatórios prontos, atualizando essas informações automaticamente a partir dos lançamentos de receitas, despesas, classificação de naturezas e conciliações bancárias realizados no ERP.

Munido das informações obtidas através do controle de fluxo de caixa, você poderá resolver possíveis erros que estão ocorrendo em sua empresa. É importante ressaltar que a melhor maneira de controlar o fluxo de caixa é utilizando um ERP, pois além da facilidade dos relatórios automatizados, os ERPs integram as informações de todos os setores de sua empresa de maneira automática.

Exemplo:

Larissa foi contratada para reforçar o time financeiro de uma pequena empresa varejista. Enquanto se familiarizava com o negócio, Larissa percebeu que a empresa vinha pagando altos juros pela utilização do cheque-especial em virtude de um desencaixe no fluxo de caixa. Esse problema ela conseguiu identificar extraindo algumas informações do software da empresa, que era muito bom, mas que estava sendo subutilizado.

Para tentar reverter a situação, Larissa fez uma análise do fluxo de caixa, verificou em quais os dias do mês o saldo de recebimento dos clientes estava mais concentrado e fez um alinhamento com o setor de compras, passando orientações sobre as melhores datas para negociar os pagamentos com os fornecedores dali para frente e também estabelecendo um limite de compras para que a empresa mantivesse sua capacidade de pagamento.

Um outro problema que Larissa percebeu, é que o prazo negociado para pagamento aos fornecedores estava menor que o prazo negociado para pagamento dos clientes, ou seja, a empresa estava precisando trabalhar com capital próprio para arcar com seus compromissos financeiros até receber dos clientes e isso não é saudável. (Ciclo financeiro alto). Sendo assim, outra ação necessária foi a redução do tempo médio de pagamento dado aos clientes e a negociação de prazos maiores com os fornecedores.

Todas essas informações, Larissa conseguiu por meio da análise das informações do fluxo de caixa da empresa, que permitiu que ela pensasse em estratégias para resolução dos problemas encontrados e tomasse as decisões mais assertivas pensando na saúde financeira do negócio.

Se quiser saber mais sobre utilização de ERPs em pequenas empresas, baixe esse e-book:

Automação de Processos para Pequenas Empresas Desmistificada

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