Como fazer o controle de contas a pagar e receber

26/jan/2018 - JIVA GESTÃO EMPRESARIAL

Saber como fazer o controle de contas a pagar e receber é vital para a saúde financeira da sua empresa. É muito comum encontrar negócios que chegaram à falência por não darem a devida importância a esse processo financeiro. Portanto, é fundamental fazer o controle financeiro empresarial sobre os pagamentos recebidos e planejar as contas a pagar para que não haja atrasos nem falte dinheiro no caixa da empresa.

O controle de contas a pagar e receber é uma tarefa que exige atenção e planejamento. Por ser considerada difícil por muitos gestores, ela ainda é deixada em segundo plano. No entanto, com algumas dicas, você consegue tornar mais fácil esse processo e gerenciar seus negócios de forma eficaz.

Dicas para fazer o controle de contas a pagar e receber

Contas a pagar

  1. Registre todas as despesas por natureza
  2. Não misture as contas pessoais com as da empresa

Contas a receber

  1. Registre todas as vendas e contas a receber com os devidos prazos
  2. Estimule o pagamento antecipado
  3. Não deixe de fazer cobranças na hora certa
  4. Mantenha um bom relacionamento com os clientes
  5. Tenha cuidado ao conceder crédito
  6. Preveja todas as contas que serão recebidas

Contas a pagar

1. Registre todas as despesas por natureza

Para realizar um rigoroso controle de contas a pagar e receber, você precisa registrar todas as despesas por natureza. Isso significa que você deve lançar todas as contas que precisam ser pagas e em quais datas, incluindo as despesas fixas e uma margem para as variáveis.

Esse hábito facilita as análises posteriores e os controles, já que, assim, é possível monitorar as despesas dia a dia, mantendo uma programação organizada. Esse é um processo importantíssimo para que o caixa da empresa não fique desfalcado, além de evitar que haja atrasos, acarretando a incidência de juros e multas. Ainda que isso aconteça, é preciso renegociar a data com os fornecedores para que a empresa não tenha esse tipo de gastos extras.

2. Não misture as contas pessoais com as da empresa

Não cometa o erro de misturar as suas contas pessoais, como aluguel, energia, água e prestação do carro, com as contas da empresa, como pagamento dos fornecedores e manutenção do espaço físico.

Isso quer dizer que você não deve usar dinheiro da sua conta pessoal para pagar despesas da empresa nem usar dinheiro da empresa para pagar despesas pessoais. Isso pode complicar muito a saúde financeira do seu negócio, uma vez que você não conseguirá analisar qual é realmente a situação em que ela se encontra.

É preciso lembrar que, quando uma empresa é aberta, primeiro ela deve se manter para, então, começar a lucrar. Só depois disso é que o empresário pode obter seus próprios rendimentos.

Contas a receber

1. Registre todas as vendas e contas a receber com os devidos prazos

O controle de contas a receber é tão importante quanto o de contas a pagar. É preciso registrar as contas a receber, levando em consideração os devidos prazos. É por meio desse controle que a empresa tem condições de saber exatamente quanto e quando a empresa receberá os pagamentos, permitindo tomar medidas para evitar que os clientes atrasem os pagamentos e até mesmo que se tornem inadimplentes.

2. Estimule o pagamento antecipado

A saúde financeira da sua empresa terá menos chances de ser prejudicada se a sua empresa oferecer condições atrativas para que os clientes paguem antecipadamente. Ofereça vantagens ou descontos que os levem a pagar antes do vencimento da cobrança. Dessa forma, você estimula um comportamento saudável para o financeiro da sua empresa, tendo clientes que pagam em dia.

3. Não deixe de fazer cobranças na hora certa

Os seus clientes precisam receber as cobranças da sua empresa a tempo de fazerem o pagamento sem atrasar. Portanto, organize as ações para que as contas cheguem aos clientes na hora certa.

Não tenha receio de cobrar. Muitos gestores têm esse medo por acharem que podem perder o cliente. Mas é preciso pensar pelo ponto de vista de que, se a sua empresa vendeu para esse cliente, é direito dela receber por esse produto ou serviço.

Se você deixar de cobrar, pode ser que também deixe de receber. Encare essa ação como uma algo natural e que não vai prejudicar a sua empresa. Prejudicial mesmo é a sua empresa não receber pela venda.

4. Mantenha um bom relacionamento com os clientes

Se você é desses gestores que têm receio de cobrar os clientes, pode ser que não esteja mantendo um bom relacionamento com eles. Quando a empresa tem um diálogo próximo com os clientes, estes se sentem mais confortáveis com as cobranças.

Sendo assim, é importante que você cuide desse relacionamento com frequência, mantendo um diálogo amigável para que os clientes não se assustem quando você entrar em contato para fazer uma cobrança.

5. Tenha cuidado ao conceder crédito

Sua empresa tem uma política de concessão de crédito definida? Se você ainda não estabeleceu essas regras, precisa fazê-lo com urgência.

Para que a sua empresa sobreviva no mercado, ela precisa receber pelas vendas. Não adianta conceder crédito fácil aos clientes e depois não ter o retorno, precisando lidar com inadimplência.

Por isso, você deve ser rigoroso quanto à concessão de crédito aos clientes. Estabeleça critérios bem definidos para determinar os clientes que podem ter crédito liberado na sua empresa, fugindo daqueles que sempre atrasam as contas. Assim, você evita problemas no fluxo de caixa e mantém a saúde financeira do seu negócio.

6. Preveja todas as contas que serão recebidas

O controle financeiro empresarial deve também envolver a previsão de todas as contas a receber, fazendo a distinção daquelas vendas que tiverem sido parcelas. Não adianta você contar como total uma compra que ainda vai receber meses depois.

É também importante conferir se todos os dados lançados conferem com os respectivos documentos. Evite divergências que possam prejudicar o caixa da sua empresa.

Todos esses processos ficam mais fáceis com uma planilha de controle de contas a pagar e receber

Realizar esses processos relacionados ao controle de contas a pagar e receber por meio de uma planilha facilita muito a gestão da sua empresa. Além de tornar o trabalho mais rápido, você evita erros.

No entanto, o ideal mesmo é utilizar um ERP aliado às melhores práticas de gestão. Os sistemas de gestão são mais modernos e permitem funcionalidades dinâmicas e automatizadas. Com um software assim, a empresa pode não apenas gerenciar os pagamentos e os recebimentos, mas também registrar informações dos clientes, acompanhar movimentações de extratos e muitos outros processos que extrapolam o setor financeiro.

Mas, na falta de um ERP, as planilhas podem ser uma solução para facilitar os processos até que você implante um sistema integrado de gestão na sua empresa.

Se a sua empresa ainda não usa uma planilha de controle financeiro empresarial para começar a organizar esse processo, fique tranquilo. Abaixo, temos um modelo que pode ser bem útil pra você.

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