Como fazer controle de estoque: o guia definitivo

04/set/2017 - JIVA GESTÃO EMPRESARIAL

Saber como fazer controle de estoque é um dos conhecimentos que todo empreendedor tem que possuir. Por isso, organizamos nesse post tudo o que você precisa saber sobre gestão de estoque para garantir que esse setor da sua empresa não seja um problema.

Nesse post você vai ver:

  • Por que é importante saber como fazer controle de estoque
  • Qual o impacto da falta de controle de estoque em pequenas empresas
  • Controle de estoque x capital de giro
  • Tipos de estoque
  • Como fazer controle de estoque
  • Algumas ferramentas que podem te ajudar a fazer o controle de estoque

Por que é importante saber como fazer controle de estoque?

Cerca de 25% de pequenas empresas brasileiras deixam de funcionar com menos de dois anos de existência. Os motivos são vários, mas todos eles envolvem falta de organização nos processos e rotinas administrativas da empresa, o que impacta o capital de giro e o faturamento.

Para evitar que a sua empresa seja mais uma dentro dessa estatística, é preciso sempre organizar os processos internos do negócio e elaborar procedimentos e pontos de controle que garantam o bom funcionamento de todos os setores da empresa, inclusive o estoque.

Qual o impacto da falta de controle de estoque em uma empresa?

Não saber como fazer controle de estoque corretamente é muito prejudicial às empresas, porque o processo de estocagem se relaciona aos processos de compra, de vendas e financeiro. Por isso, se há um erro no estoque, ele tende a prejudicar todos os outros setores da empresa.

Por exemplo, se uma empresa tem produtos sobrando em estoque, ela leva prejuízo porque eles podem perecer ou ocupar o lugar de outras mercadorias com mais taxa de saída. Já se faltam produtos em estoque, é preciso lidar com a insatisfação do cliente, que irá procurar o produto nos seus concorrentes, e ter que negociar com fornecedores com urgência, o que compromete a realização de uma boa compra.

Além disso, não fazer o controle de estoque pode atrapalhar a verificação dos produtos entregues pelos fornecedores, facilitar o furto de mercadorias por parte dos funcionários e evitar que você tenha uma visão geral do capital de giro do seu negócio, do qual o estoque também faz parte.

Controle de estoque x capital de giro

Segundo o Sebrae, o capital de giro de uma empresa é uma reserva de dinheiro com a quantia necessária para manter as operações da empresa funcionando. Para calculá-lo, é preciso fazer a seguinte operação:

(Valor de Contas a Receber + Valor em Estoque) – Valor das Contas a Pagar

Se quiser saber mais sobre capital de giro, sugerimos que leia este post: “3 perguntas para entender capital de giro“. Nele, falamos de uma maneira mais completa sobre a fórmula para calculá-lo e sua importância para as empresas.

Tipos de estoque

Para fazer um bom controle de estoque, é muito importante conhecer quais são os principais termos usados para designar os tipos de estoque e entender o que cada um deles significa.

Aqui vamos falar um pouquinho sobre os 5 principais tipos de estoque e quais são as principais diferenças entre eles:

1. Estoque Consignado

Esse estoque se caracteriza por ser mantido por terceiros, através de uma guarda acordada.

2. Estoque de Antecipação

Esse estoque é utilizado para garantir que não faltem produtos cujo fornecimento é flutuante. Isso é comum em datas sazonais, em que existe muita demanda de determinado produto ou, em caso contrário, menos oferta por parte dos fornecedores.

3. Estoque Mínimo

Esse estoque é utilizado por empresas que conhecem muito bem a sua demanda. Trata-se de um estoque composto por uma quantidade mínima de produtos, apenas para cobrir possíveis emergências de empresas que trabalham com pedidos de compra.

4. Estoque de Proteção

O intuito da manutenção desse estoque é compensar demandas que ultrapassam o esperado ou para suprir possíveis falhas de fornecimento, dando uma margem de segurança para a falta de produtos em estoque.

5. Estoque de Ciclo

Utilizado por empresas que possuem operações mais complexas, esse estoque serve para armazenar os produtos de cada etapa do ciclo produtivo de determinado item.

Mas qual desses tipos de estoque é o ideal para o seu negócio?

Antes de responder essa pergunta, você deve avaliar o seu segmento, o espaço físico que você tem disponível para armazenagem, se os seus produtos estão sujeitos a sazonalidades e a sua relação com fornecedores. O importante é manter um estoque que não seja muito maior do que sua demanda nem enxuto demais a ponto de não conseguir suprir as necessidades da sua empresa.

Para saber mais sobre esse assunto, recomendamos que você leia este post, em que o Sebrae dá algumas dicas sobre a relação entre tamanho, previsão e giro do estoque.

Agora que você já sabe por que é importante saber como fazer controle de estoque, seu impacto na empresa e quais os principais tipo de estoque, vamos à pergunta que realmente interessa:

Como fazer controle de estoque?

1. Organize o espaço físico do estoque

Antes de implantar qualquer outro método de controle, é importante que você organize o espaço que você utiliza para armazenar mercadorias. Escolha o lugar dos produtos levando em conta suas particularidades de armazenagem, origem e giro. Determine, também, quais pessoas podem ou não ter acesso ao estoque e, principalmente, mantenha o espaço sempre limpo.

2. Faça um inventário

Tão importante quanto organizar o espaço de armazenagem para o controle de estoque, é construir um inventário que contenha informações sobre os itens e o estoque e mantê-lo sempre atualizado.

É importante manter o inventário documentado com a data de atualização e disponível de maneira eletrônica, mesmo se ele for feito à mão, porque isso facilita o acesso aos dados. Ah, e temos essa dica mais do que importante: mantenha sempre backups do inventário, afinal, você não quer que essas informações se percam, certo?

Com o inventário, você pode verificar de maneira fácil quais são os produtos que estão faltando no estoque ou quais estão sobrando. Assim, você pode antecipar compras, prever demandas e, o principal, controlar de maneira eficaz a entrada e a saída de produtos.

3. Utilize fichas de estoque

Um dos métodos mais recomendados para fazer controle de estoque é a utilização de fichas de estoque, conhecido também como Kardex. Elas servem para controlar a circulação individual de um tipo específico de produto e pode ser informatizada ou impressa.

O importante é que a ficha contenha a descrição do produto, sua unidade de controle, o estoque mínimo, a localização no armazém, as datas de entrada e saída com as respectivas quantidades, o valor de custo de entrada/saída e, por fim, o saldo de estoque.

Como fazer controle de estoque: modelo de ficha de controle
Modelo de ficha de controle de estoque

Assim como o inventário, as fichas de estoque devem ser atualizadas constantemente, preferencialmente no momento da transação, para evitar erros e esquecimentos.

4. Determine estoque mínimo e máximo de cada produto

De acordo com a sua relação com clientes, vendas , fornecedores, sazonalidades dos produtos e tempo de entrega, determine o estoque mínimo e máximo para cada um deles. Esse número pode variar muito de empresa para empresa e é normal, afinal, cada negócio tem especificidades que devem ser levadas em conta na hora de realizar esse cálculo.

A estipulação do estoque mínimo e máximo garante que você tenha equilíbrio em seu negócio: nada de falta ou sobra de produtos.

5. Delegue responsabilidades e determine padrões

Determine quais funcionários serão responsáveis pelo controle de estoque: quem limpa, quem organiza os produtos, quem recebe os produtos, quem organiza a saída, quem registra o inventário, quem atualiza as fichas de estoque etc.

Responsabilizando os membros da equipe, você controla as atividades e consegue saber quem está responsável por cada etapa do processo, o que diminui a chance de ocorrerem desvios e perdas e colabora para a organização de um processo de controle de estoque eficiente.

Determinar padrões é fundamental para facilitar o controle do setor e corroborar para um fluxo de trabalho mais organizado, com menos espaço para falhas de processo. E, mais importante do que determiná-los, é segui-los com rigidez.

Algumas ferramentas que podem te ajudar a fazer o controle de estoque

Como já vimos aqui, registrar itens, entradas e saídas e determinar padrões são as tarefas mais importantes para realizar um bom controle de estoque. Por isso, você pode utilizar algumas ferramentas que vão te ajudar a fazer esse registro com precisão e eficácia.

1. Planilha de Controle de Estoque

Utilizar uma planilha de controle de estoque pode te ajudar a começar a organizar seu inventário. Aqui temos uma que pode te ajudar:

Baixar planilha agora: “Planilha de Controle de Estoque”

2. Planilha de Andamento de Estoque

Controlar o andamento do estoque é muito importante para que você saiba quando é preciso fazer novas compras e não seja pego de surpresa com a ausência de produtos. Também temos um modelo que pode ser útil para você:

Baixar planilha agora: “Planilha de Andamento de Estoque”

É importante frisar que planilhas podem ser muito úteis, mas só de maneira provisória, porque são um método de controle ultrapassado. Planilhas requerem muito tempo de trabalho para se manterem atualizadas e são documentos que estão muito expostos a erros humanos, como digitação, esquecimentos e outras falhas que, por mais que sejam comuns, podem atrapalhar muito o seu controle de estoque.

3. ERP – Sistema integrado de gestão

Os ERPs, isso é, sistemas integrados de gestão, ainda são a melhor ferramenta para controlar estoque. Além de automatizar os processos que citamos aqui, eles são imunes a falhas de lançamento e ainda integram diferentes setores da empresa, o que otimiza (e muito!) o seu negócio.
Muitos empreendedores têm receio de implantar um ERP em suas empresas por conta do porte delas e do custo. No entanto, sistemas de gestão não foram feitos apenas para grandes empresas, inclusive, existem opções no mercado que são focadas apenas em pequenos negócios.
Se quiser saber mais sobre os benefícios da automação, leia este artigo: “4 benefícios da automação de processos para pequenas empresas“.

Conclusão

Seguindo os passos que apresentamos e utilizando as ferramentas corretas, você tem tudo para otimizar seu controle de estoque e não ter mais dores de cabeça por conta da desorganização de processos dessa área. Esperamos que nossas dicas sejam úteis e que você perceba o quanto é importante saber como fazer controle de estoque, definir processos para melhorar a gestão do seu negócio e, consequentemente, diminuir possíveis perdas e aumentar sua lucratividade.

Agora que você já sabe como fazer controle de estoque, conheça a história do Mundo Doce, distribuidor de doces de São Paulo, que conseguiu dobrar o seu faturamento após implantar um ERP, identificando práticas que precisavam ser alteradas dentro da empresa – entre elas, o jeito de lidar com o estoque. Para saber mais, leia o case que escrevemos.

Baixar case agora: Mundo Doce: como um ERP auxiliou a distribuidora a dobrar seu faturamento

Gire seu smartphone para visualizar o site